Werbung
Flyer und Promotion

Was muss ich tun, wenn ich in den Mensen und Cafeterien des Dortmunder Studierendenwerks Flyer verteilen möchte?

Das Studierendenwerk Dortmund unterstützt Studierende und Unternehmen gerne dabei, Flyer in den Mensen und Cafeterien auszulegen. Jede Werbeaktion muss allerdings im Vorfeld genehmigt werden. "Legitimierte" Vertreter der Studierenden wie z.B. Studierendenverteter/innen der Hochschulen oder Fachschaften haben die Möglichkeit, in unseren Einrichtungen kostenlos Flyer zu verteilen. Grundsätzlich gilt: Sobald die Flyer einen kommerziellen Hintergrund haben, ist die Auslage mit einer Gebühr verbunden (Preise auf Anfrage).

In jedem Fall muss mindestens eine Woche vor der Aktion eine Genehmigung beim Studierendenwerk beantragt werden. Schreiben Sie dazu eine Mail an promotion@stwdo.de mit den folgenden Inhalten:

1. Nennen Sie Ihre Kontaktdaten. (Name, Adresse, Telefon, Position, etc.)
2. Beschreiben Sie kurz die Aktion! (Absender, Zielgruppe, etc.)
3. Geben Sie an, wo Sie die Werbung verteilen möchten. (z.B. Mensafoyer)
4. Geben Sie an, in welchem Zeitraum die Aktion laufen soll.
5. Fügen Sie eine Kopie des Flyers inklusive Vorder- und Rückseite als Anhang an die Mail.

Genehmigte Flyer dürfen ab Öffnung der Einrichtung auf den Tischen verteilt werden und müssen eine halbe Stunde vor Schließung wieder eingesammelt werden.

Wichtig: Nicht eingesammelte sowie nicht genehmigte Flyer werden entsorgt, die damit verbundenen Kosten sowie entgangene Gebühren werden dem Absender in Rechnung gestellt.

Im Mensa-Foyer, das werktags von mehreren tausend Gästen besucht wird, stehen seit Ende 2016 insgesamt vier Promotion-Stände zur Verfügung, die das Studierendenwerk für Werbemaßnahmen zur Verfügung stellt. Für die Vermietung gelten folgende Spielregeln:

• Die Promotion-Stände können jeweils Mo-Do 7:30–17:15 Uhr und Fr 7:30–16:15 Uhr gebucht werden.
• Die Vermietung erfolgt über das Studierendenwerk, Hochschulgastronomie (s.o.). Preise auf Anfrage.
• Eine Anfrage für die Anmietung sollte mindestens 3, besser aber 6 Wochen im Voraus erfolgen. Teilen Sie hierzu bitte konkrete Inhalte mit und senden ggfs. Ansichtsexemplare Ihrer Werbeflyer zu.
• Das Verteilen von Werbeartikeln (Produktproben, Give aways, etc.) jeglicher Art muss vorab abgestimmt werden.
• Für die Anmeldung ist die Benennung eines/einer verantwortlichen Mitarbeiter/in erforderlich, der/die im Schadensfall zu Haftungszwecken herangezogen werden kann.
• Das Abspielen von Musik ist nicht gestattet.

Nach der erfolgreichen Anmietung eines oder mehrerer Promotion-Standes/-Stände sind folgende Nutzungshinweise zu beachten:

1. Bitte melden Sie sich am Tag Ihrer Aktion im InfoPoint (Mensa-Foyer) an. Die Mitarbeiter/innen werden Ihnen kurz das Handling der Stände erläutern und die Fächer des Stands aufschließen. Dort kann das Material für Ihre Aktion verstaut werden.
2. Für die Werbeaktion dürfen die Stände nur bis zur Markierung auf dem Boden vorgezogen werden. Im hinteren Bereich der Stände darf jeweils ein Roll-up aufgestellt werden. Bei der Maßnahme müssen generell alle Fluchtwege freigehalten werden. Wir möchten darüber hinaus darum bitten, die Besucher/innen des Foyers nicht in aufdringlicher Weise anzusprechen.
3. Das Bekleben der Fronten und Seiten der Stände mit Plakaten o.ä. ist verboten. Zur besseren Sichtbarkeit können bei den beiden größeren Promotion-Ständen auf Monitoren individuelle Screen-Anzeigen platziert werden, die mindestens zwei Tage vor Start der Aktion übermittelt werden müssen. Die Anzeigen müssen folgendermaßen gestaltet sein: Dateiformat: JPEG, Größe 16:9 (1920 x 1080 Pixel), RGB-Modus, Auflösung 72 dpi.
   Zudem können die zwei größeren Promo-Stände jeweils mit ca. 20 Buchstaben beschriftet werden. Diese Beschriftung stellen Ihnen die Abteilung Hochschulgastronomie zur Verfügung. 
4. Die Promotion-Stände müssen nach der Benutzung wieder an die Ausgangsposition gestellt werden. Die Fächer müssen entleert und jegliches Material entfernt sowie Restmüll entsorgt werden. Sollte sich nach der Nutzung noch Material oder Restmüll in und auf den Ständen befinden, so werden Entsorgungskosten von mindestens 50 Euro berechnet.
5. Für Schäden, die durch den/die Mieter/in entstanden sind, haftet der/die Mieter/in.