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Studierendenwerk Dortmund AöR
Vogelpothsweg 85, 44227 Dortmund
Telefon: 0231-20649-0
Fax: 0231-754060
E-Mail: info(at)stwdo.de

Weitere Angaben über uns entnehmen Sie bitte dem Impressum und den Inhalten dieser Website.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Webseitenbesucher (im Folgenden: „Sie“), die wir bei Ihrer Nutzung unserer Website durch Sie erhalten.

Aus technischen Gründen werden Protokolldaten über jeden Zugriff auf unsere Webseiten erhoben, sogenannte Serverlogfiles, insbesondere: Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp inkl. Version, das Betriebssystem Ihres Rechners, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider. Die so erhobenen Protokolldaten verwenden wir zu dem Zweck, Ihnen den Abruf unserer Webseiten zu ermöglichen, und für statistische Auswertungen zur Sicherheit und Optimierung unseres Web-Angebotes. Serverlogfiledaten werden nach Beendigung des Webseitenaufrufs nur noch für Überprüfungen verwendet, falls aufgrund konkreter Anhaltspunkte ein berechtigter Verdacht der rechtswidrigen Nutzung besteht. Die Daten werden in diesem Fall auch an Ermittlungsbehörden weitergeleitet.

Rechtsgrundlagen dafür sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO, um die von Ihnen angeforderten Webseiten technisch zur Verfügung zu stellen, und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO, mit unserem berechtigten Interesse an einer statistischen Auswertung zur Verbesserung unseres Webseitenangebots und unserem berechtigten Interesse an einer Verhinderung bzw. Rechtsverfolgung im Falle einer rechtswidrigen Nutzung.

Spätestens nach sieben Tagen werden diese Daten bei uns insoweit gelöscht, als sie einen Personenbezug ermöglichen könnten, sodass alle Logfiledaten bei uns nur noch anonymisiert vorliegen, es sei denn, wir sind gesetzlich zu einer längeren Datenspeicherung verpflichtet

Unsere Website verwendet Piwik, eine Software zur statistischen Auswertung der Nutzungszugriffe auf unsere Website. Piwik verwendet sog. „Cookies“, das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden. Dies ermöglicht uns eine Analyse der Nutzungen unserer Website. Zu diesem Zweck werden die durch den Cookie erzeugten Nutzungsinformationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) an unseren Server übertragen. Diese werden ausschließlich zum Zweck der Nutzungsanalyse und Webseitenoptimierung verwendet und nicht weitergegeben. Da nur die gekürzte IP-Adresse gespeichert und verwendet wird, bleiben Sie als Nutzerin oder Nutzer für uns anonym. Falls Ihr Browser generell so eingestellt ist, dass Cookies abgelehnt werden, wird dies von uns beachtet und es findet keine Piwik-Webanalyse statt. Sie können die Nutzung und Speicherung von Daten durch Piwik Analytics deaktivieren, indem Sie das untenstehende Kontroll-Kästchen anklicken, dies wird dann durch den entfernten Kontrollhaken angezeigt. Das Kontrollhäkchen zeigt an, dass Ihr Besuch dieser Webseiten aktuell von der Piwik-Webanalyse erfasst wird. Wenn Sie darauf klicken, wird Ihr Besuch nicht mehr erfasst, und das Kontrollhäkchen fehlt.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO mit unseren berechtigten Interessen an den Auswertungen von Piwik, um die Nutzungen unserer Website analysieren und verbessern zu können.

Die dabei an uns übermittelten Daten werden von uns ausschließlich zu eigenen statistischen Zwecken und zur technischen Administration und Verbesserung der Website ausgewertet. Eine Weitergabe an Dritte, auch in Auszügen, findet nicht statt, von uns werden nur anonyme statistische Daten gespeichert.

Wir verwenden teilweise „Session-Cookies“. Das sind kleine Textdateien, die auf dem Rechner des Nutzers gespeichert werden, um die Nutzung der Webseiten zu verbessern. „Session-Cookies“ werden nach Beendigung des Besuchs unserer Webseiten automatisch gelöscht. Sie können die Verwendung von Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern, es kann jedoch sein, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich nutzen können.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO mit unseren berechtigten Interessen an den Auswertungen von Piwik, um die Nutzungen unserer Website analysieren und verbessern zu können.  Die dabei an uns übermittelten Daten werden von uns ausschließlich zu eigenen statistischen Zwecken und zur technischen Administration und Verbesserung der Website ausgewertet. Eine Weitergabe an Dritte, auch in Auszügen, findet nicht statt, von uns werden nur anonyme statistische Daten gespeichert.

Personenbezogene Daten werden von uns erhoben, wenn Sie uns diese von sich aus mitteilen. Darüber hinaus werden von uns – soweit das technisch möglich ist – keine personenbezogenen Daten erhoben. Soweit die Möglichkeit zur Eingabe personenbezogener Daten (wie zum Beispiel E-Mail-Adresse, Name, Anschrift und weitere Angaben) in diesem Internetangebot von Ihnen genutzt wird, erfolgt die Mitteilung dieser Daten auf ausdrücklich freiwilliger Basis. Zusätzlich zu den von Ihnen in dem Formular mitgeteilten Daten wird von uns zum Zweck der zeitnahen Bearbeitung und besseren Nachvollziehbarkeit gespeichert, wann Sie das Formular an uns gesendet haben (Datum und Uhrzeit).

Alle in Formularen erhobenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist, sofern die Daten nicht für ein entstandenes Vertragsverhältnis oder einen Nachweis erforderlich sind, dann werden die Daten gelöscht, sobald die Vertragsbeziehung mit Ihnen beendet ist, wenn das Vertragsverhältnis und sämtliche gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind und keine weiteren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Rechtsgrundlagen für eine Datenspeicherung bestehen. Die handels- und abgabenrechtlichen Aufbewahrungspflichten gelten für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO, soweit es sich um die Durchführung vertraglicher oder vorvertraglicher Maßnahmen handelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, falls und soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO mit unserem berechtigten Interesse, unser Dienstleistungsangebot darzustellen und zu erklären.

Für die Bewerbung um unsere Studierendenwohnheimplätze wird ein Online-Bewerbungsverfahren eingesetzt. In dem Online-Antrag werden nur Daten abgefragt, die für eine Vermittlung eines Wohnheimplatzes erforderlich sind. Die Antragsdaten werden von Ihnen online eingegeben, die Datenübertragung ist durch Verschlüsselung abgesichert. Ein vollständiger Antrag besteht aus diesen Daten:

•    Ihre persönlichen Daten, inkl. E-Mail-Adresse
•    Bevorzugte Wohnform (Einzelapartments, WG, etc.)
•    Gewünschte Wohnanlage
•    Gewünschter Einzugstermin
•    Ihre Heimatadresse
•    Studienbescheinigung
•    Ggfs. Schwerbehindertenausweis
•    Ggfs. Passfoto

Zusätzlich zu den von Ihnen in dem Formular mitgeteilten Daten, wird von uns zum Zweck der zeitnahen Bearbeitung und besseren Nachvollziehbarkeit gespeichert, wann Sie das Formular an uns gesendet haben (Datum und Uhrzeit). Nach dem Absenden der Online-Bewerbung erhalten Sie einen Bestätigungslink per E-Mail. Bitte bestätigen Sie diesen Link innerhalb von sieben Tagen, da Ihre Bewerbung ansonsten nicht berücksichtigt wird. Wir verwenden die Daten Ihrer Online-Bewerbung ausschließlich zur Vermittlung eines Wohnheimplatzes. Wenn wir Ihnen ein Angebot unterbreiten können, werden wir Sie per E-Mail informieren. Darüber hinaus erhalten Sie alle vier Wochen eine E-Mail, in der wir Sie fragen, ob Sie weiterhin Interesse an einem Platz im Wohnheim haben. Falls Sie auf diese E-Mail nicht fristgerecht antworten, werden Sie von der Warteliste gelöscht.

Sofern ein Mietvertrag zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses verwendet. Kommt ein Mietvertrag zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer des Mietverhältnisses und löschen sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren nach Ende der Mietzeit und nach Abwicklung aller evtl. noch bestehenden Rechte und Pflichten.

Im Rahmen eines Mietvertrages müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung  des Mietverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Mietvertrag mit Ihnen abzuschließen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls Angaben einer Wohnheimplatzbewerbung nicht vollständig sind, kann es sein, dass kein Mietverhältnis zustande kommt.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO für unsere Datenverarbeitungen bei vorvertraglichen oder vertraglichen Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Wohnheimmietvertrag.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO bei der Erfüllung aller in diesem Zusammenhang entstehenden Rechtspflichten.

Soweit wir Dienstleister einsetzen, um das Mietverhältnis zu begründen oder durchzuführen, und soweit wir technische Hilfsmittel oder Geräte im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis einsetzen, werden Ihre Daten weitergegeben. Der Empfänger ist dann verpflichtet, die Daten nur zum festgelegten Zweck zu nutzen, dies geschieht auf Basis der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an der effizienten Durchführung unserer Dienstleistungen, im Falle von Auftragsverarbeitung in Verbindung mit Art. 28 DSGVO.
Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage – bei Widerruf der Einwilligung behalten wir uns die weitere Verarbeitung auf Basis einer anderen gesetzlichen Rechtsgrundlage – ganz oder teilweise – vor.

Daten, die Sie auf unseren Kontaktseiten eingeben, werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet, zum Beispiel zur Beantwortung einer Frage. Ihre Kontaktdaten werden dabei gegebenenfalls zur Kontaktaufnahme verwendet. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur weitergegeben, soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist oder wenn Sie einwilligen.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO, soweit es sich um die Durchführung vertraglicher oder vorvertraglicher Maßnahmen handelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, falls und soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO mit unserem berechtigten Interesse, unser Dienstleistungsangebot darzustellen und zu erklären

Wir freuen uns über Feedback, Ihre Meinung ist uns wichtig. Ihre Mitteilungen tragen dazu bei, unsere Dienstleistungen weiter zu verbessern, werden ausschließlich durch uns selbst ausgewertet und bearbeitet, und spätestens nach einem Jahr gelöscht. Wir geben keine personenbezogenen Daten weiter, es sei denn, Sie haben uns dazu Ihre Einwilligung erteilt. Sie können uns Ihre Meinung anonym zusenden, ohne Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse zu nennen. Wenn Sie jedoch eine Antwort wünschen, nennen Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse, und wenn Sie möchten, auch Ihren Namen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, falls und soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO mit unserem berechtigten Interesse, unser Dienstleistungsangebot zu erklären und zu verbessern.

Als Informationshinweis finden Sie auf unseren Seiten Links, die auf andere Internetseiten verweisen. Wenn Sie durch das Anklicken eines Links unsere Website verlassen, erstreckt sich diese Datenschutzinformation nicht darauf. Informieren Sie sich bitte auf den Internetseiten der anderen Anbieter über die dort bereitgestellten Datenschutzerklärungen. Wir haben keinen Einfluss auf die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen durch andere Anbieter oder Veränderungen der verlinkten Internetseiten. Zum Zeitpunkt der Link-Setzung waren uns keine Verstöße gegen geltendes Recht auf den verlinkten Internetseiten bekannt. Falls Ihnen Rechtsverstöße oder sonstige negative Merkmale bei verlinkten Internetseiten auffallen sollten, bitten wir um entsprechende Hinweise, um daraus Konsequenzen zu ziehen.

Die Rechtsgrundlage für dieses Angebot von Hyperlinks auf unserer Website ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an einem nutzerfreundlichen Webseitenangebot.

Innerhalb des Studierendenwerks Dortmund erhalten nur diejenigen Personen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Durchführung der jeweiligen Aufgaben benötigen.

Eine Weitergabe an Dritte zum Zweck der Direktwerbung erfolgt nicht. Auch sonst erfolgt keine Weitergabe Ihrer Daten, außer in der Art wie es in dieser Datenschutzerklärung in den einzelnen Punkten beschrieben ist, und mit den folgenden Ausnahmen:

Eine Datenweitergabe erfolgt, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben, auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.
Eine Datenweitergabe erfolgt an Behörden und öffentliche Stellen, falls wir durch eine Rechtsvorschrift dazu verpflichtet sind, auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.
Eine Datenweitergabe erfolgt, soweit dies für uns für die Durchsetzung von Rechtsansprüchen aus einem Vertragsverhältnis mit Ihnen erforderlich ist, auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse der Wahrung unserer Rechte.

Wir setzen ggfs. zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und für unsere internen Verwaltungsvorgänge sorgfältig ausgewählte Dienstleistungsunternehmen ein, die im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten und diese ausschließlich für die Erfüllung der von uns erteilten Aufträge verwenden dürfen. Dabei handelt es sich um Webprovider, IT-Dienstleister, Software-as-a-Service-Anbieter und Rechenzentren, Telefondienstleister, Banken und Auskunfteien, Handelsvertreter und beauftragtes Vertriebspersonal, Buchhaltungsdienstleister und Steuerprüfer, Transport- und Logistikdienstleister, Druckereien, Versandservice, Fachfirmen zur datenschutzgerechten Aktenvernichtung sowie ggf. weitere externe Dienstleister.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO mit unserem berechtigten Interesse, durch diese arbeitsteilige Übertragung einzelner Aufgaben an andere Unternehmen die Effizienz, Schnelligkeit und Kosteneffizienz unseres Leistungsportfolios zu gewährleisten und zu verbessern. Bei der Auftragsverarbeitung ist Art. 28 DSGVO ergänzende Rechtsgrundlage.

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten ggf. die Einschränkungen gemäß §§ 11 bis 14 und § 19 Datenschutzgesetz NRW.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung.

Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, entweder an die Ihnen bekannten Ansprechpartner oder an unsere Datenschutzbeauftragte. Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf. Eine Liste der Datenschutzaufsichtsbehörden sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine entsprechende Nachricht schicken. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen. Aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Sollten Sie ggfs. einen Newsletter abbestellen wollen, können Sie dies auch jederzeit über den entsprechenden Link tun, welcher am Ende eines jeden Newsletters erscheint.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) DSGVO -Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse- und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO – Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung – erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.

Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zusätzlich zu diesen Informationen verweisen wir auf alle Informationen, die Ihnen über unser Unternehmen und unsere Verarbeitung Ihrer Daten bekannt sind und die wir Ihnen in Zukunft mitteilen werden. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannten Ansprechpartner, an unsere Zentrale oder an unsere Datenschutzbeauftragten. Diese helfen Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt. Vielen Dank.

Stand dieser Datenschutzinformationen: Mai 2018