Kultur, Teilnahme an Events

Studierendenwerk Dortmund AöR
Vogelpothsweg 85
44227 Dortmund
Telefon: 0231 - 755-3500
E-Mail:  info(at)stwdo.de

Veranstaltungsanmeldung über eveeno

Zur Durchführung von Events setzen wir die Event-Software eveeno (https://eveeno.com/de/) ein. Eveeno arbeitet konform mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO. Die geltenden Datenschutzbestimmungen von eveeno können unter https://eveeno.com/de/privacy abgerufen werden, die Kontaktdaten unter https://eveeno.com/de/about.

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet das Studierendenwerk Dortmund und zu welchen Zwecken?

Für die Anmeldung und Teilnahme an Events erheben und verarbeiten wir die Daten, die für die Organisation und Durchführung notwendig sind. Diese Daten erheben wir grundsätzlich direkt bei dir – bei der Anmeldung oder im Rahmen des Events. Dazu gehören im Wesentlichen:

• Name
• Anschrift (bei Bedarf)
• Telefonnummer (freiwillig)
• E-Mail
• Zahlungsinformationen
• Studierendenstatus und Hochschule
• Daten im Zusammenhang mit der Durchführung gebuchter Events
• ggf. Unverträglichkeiten (nur bei Events mit Catering oder Kochangeboten)

Diese Daten nutzen wir zur Verwaltung der Teilnahmen, z. B. zur Erfassung von Anmeldungen/Absagen, zur Erstellung von Teilnahmelisten für Kursleitungen, für Buchhaltung und Zahlungsverkehr sowie zur Kommunikation mit dir.

Wenn du dich zu einem Event anmeldest, verwenden wir deine E-Mail-Adresse auch für Hinweise auf zukünftige Kulturangebote des Studierendenwerks Dortmund. Du kannst dem jederzeit widersprechen – per E-Mail an kultur@stwdo.de oder über den Abmeldelink in unseren E-Mails.

Zur Alterskontrolle (über 18 Jahre) bzw. zur Prüfung deines Studierendenstatus kann zu Beginn eines Events dein Personalausweis oder Studierendenausweis in Augenschein genommen werden – es erfolgt dabei keine Speicherung der Daten.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das? Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Die Teilnahme an unseren Events ist freiwillig. Auch bei der Anmeldung bist du nicht verpflichtet, alle Daten anzugeben. Bitte beachte jedoch: Wenn du Pflichtfelder in unseren Anmeldeformularen leer lässt, ist eine Teilnahme ggf. nicht möglich.

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung deiner Daten sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 DSG NRW und § 2 Studierendenwerksgesetz NRW (Erfüllung gesetzlicher Aufgaben, insbesondere Kulturförderung für Studierende und Öffentlichkeitsarbeit)
• ggf. §§ 22–24 KunstUrhG

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange bei uns gespeichert, wie es für die Planung und Durchführung des Events erforderlich ist, es sei denn, gesetzliche Pflichten oder berechtigte Interessen erfordern eine längere Speicherung. Daten mit Buchhaltungsrelevanz speichern wir gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für 10 Jahre.

Wenn du ein persönliches Nutzungskonto für Events eingerichtet hast, kannst du es jederzeit deaktivieren. Nach drei Jahren Inaktivität erfolgt eine automatische Deaktivierung.

Wer bekommt deine Daten?

Deine Daten werden durch die zuständigen Beschäftigten des Studierendenwerks Dortmund verarbeitet, oder bei deren Abwesenheit durch die jeweils eingerichteten Stellvertretungen. Soweit erforderlich, geben wir bei Events Daten an die Kursleitungen weiter, und falls wir mit Dienstleistern zusammenarbeiten auch an diese, unter Beachtung des Datenschutzes.

Im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit können Texte, Fotos oder Videos von Events in Print- oder Digitalform veröffentlicht oder an Medien weitergegeben werden. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU – bei Veröffentlichung im Internet ist jedoch ein weltweiter Zugriff möglich.

Für Online-Events nutzen wir externe Dienstleister, z. B. Zoom oder MS Teams. Die jeweiligen Anbieter sind bei der Anmeldung ersichtlich. Bitte beachte deren Datenschutzinformationen. Falls die Software „Microsoft Teams“ eingesetzt wird, findet das Online-Event unter Nutzung des für das Studierendenwerk Dortmund lizensierten und durch uns administrierten Microsoft Tenants statt. Wenn du einen vom Studierendenwerk Dortmund versendeten Einladungslink anklickst, gelten die im Einladungslink unter „Datenschutz und Sicherheit“ hinterlegten und beschriebenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzinformationen.

Welche Datenschutzrechte hast du?

Im gesetzlich festgelegten Rahmen hast du das Recht auf Auskunft über die von uns zu deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Du hast das Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO, auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO, auf jederzeitigen Widerruf von erteilten Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 DSGVO, auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten ggf. die Einschränkungen gemäß §§ 11 bis 14 und § 19 DSG (Datenschutzgesetz NRW).

Wenn du von deinen oben genannten Rechten Gebrauch machst, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und du erhältst von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir dich bitten, deine Identität nachzuweisen, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu, sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden, kannst du dich jederzeit an uns wenden, entweder an die dir bekannten Ansprechpartner*innen oder an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n, deren Kontaktdaten du am Beginn dieser Datenschutzinformationen findest. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen

Du kannst jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff "Widerruf" unter Angabe deines Namens und deiner Adresse, bzw. Übergabe eines Schreibens. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach deinem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Widerspruchsrecht

Du hast jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt. Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe deines Namens und deiner Adresse, bzw. Übergabe eines Schreibens. Legst du Widerspruch ein, werden wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie kannst du weitere Informationen erhalten?

In passenden Anwendungsfällen bieten wir zur Eingabe von Daten ein Web-Formular an, das mithilfe von „Microsoft Forms“ bereitgestellt wird. Ergänzende Datenschutzinformationen zum Einsatz von „Microsoft Forms“ findest du unter www.stwdo.de/datenschutz, „Informationen gemäß Art. 13 DSGVO, Datenschutz im Studierendenwerk Dortmund (Allgemeines)“.

Bei manchen Events werden durch Beschäftigte des Studierendenwerks oder durch beauftragte Dienstleister*innen Bild- und Tonaufnahmen (Fotos, Videos, Interviews, Live-Streams) angefertigt. Ergänzende Datenschutzinformationen zu Bild- und Tonaufnahmen findest du unter www.stwdo.de/datenschutz, „Informationen gemäß Art. 13 DSGVO, Datenschutz im Studierendenwerk Dortmund (Allgemeines)“.

Zusätzlich verweisen wir auf alle Informationen, die dir schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn du weitere Informationen wünschst, wende dich bitte an das Kulturbüro oder an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n, die dir in allen Datenschutzbelangen gerne helfen. Wir bitten um Verständnis, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank. Die Aktualisierung dieser Informationen zur Anpassung auf geänderte Geschäftsabläufe oder Rechtsänderungen behalten wir uns jederzeit vor, die jeweils aktuelle Fassung findest du immer im Internet unter www.stwdo.de/datenschutz.

Januar 2026