Allgemeines

Studierendenwerk Dortmund AöR
Vogelpothsweg 85, 44227 Dortmund
Telefon: 0231-20649-0
Fax: 0231-754060
E-Mail: info(at)stwdo.de

Weitere Angaben über uns sind in dem Impressum und den Inhalten dieser Website zu finden.

Wir erheben und verarbeiten die Daten, die du uns zur Verfügung stellst, die für den beabsichtigten oder bestehenden Kontakt erforderlich sind und die ggf. bei dem gewählten Kontaktweg automatisiert erzeugt werden. Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu dem bei der Kommunikation bzw. dem Kontakt bestehenden Zweck. Beispielsweise werden bei Anrufen Telefonnummer, Beginn und Ende des Telefonats und ggf. Anrufbeantworternachrichten im Telefonsystem gespeichert. Beispielsweise im Zusammenhang mit abgeschlossenen Verträgen oder zukünftigen Vertragsanbahnungen werden von Lieferant*innen oder sonstigen Vertragspartner*innen und ihren Kontaktpersonen insbesondere die Kontaktdaten, Leistungsangebote, Vorvertrags-, Vertrags-, Vertragsdurchführungs- und Vertragsbeendigungsdaten verarbeitet, zum Zweck von Vorbereitung, Abschluss oder Durchführung von Verträgen. Beispielsweise werden bei jeder E-Mail-Zusendung automatisch der Mailinhalt, die Mailadressen und die Zugangsuhrzeit in unserem E-Mail-Programm erfasst. Alle eingehenden oder versendeten E-Mails werden in unserem zentralen E-Mail-Archiv erfasst und in der Regel für 11 Jahre gespeichert, um die gesetzlichen Pflichten für eine ordnungsgemäße Buchführung zu erfüllen sowie für fachliche Zwecke. Zugriff auf archivierte E-Mails erfolgt nur im angemessenen erforderlichen Umfang, soweit die Inhalte von E-Mails für Zwecke der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens, sowie für fachliche Zwecke der Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Studierendenwerks benötigt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW, die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage, oder bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO. Soweit die Verarbeitung im Zusammenhang mit einem geschlossenen Vertrag bzw. mit vorvertraglichen Maßnahmen oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erfolgt, sind Art. 6 Abs. 1 Buchstaben b und c DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage. Eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten besteht insoweit, als die Daten zur Durchführung eines Vertrags erforderlich sind, sonst in der Regel nicht, falls doch, teilen wir dies im Einzelfall mit.

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange bei uns gespeichert, wie es für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens bzw. des mitgeteilten Zwecks und für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit unserer Tätigkeiten erforderlich ist oder wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten es erfordern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit§ 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden, dazu gehört auch die Öffentlichkeitsarbeit, die Information und der Dialog über unsere Leistungsangebote. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage. Soweit wir rechtliche Pflichten erfüllen müssen, erfolgt die Datenverarbeitung auch auf der Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO. In diesem Zusammenhang besteht keinerlei Pflicht zur Bereitstellung von Daten.

Alle im Internet und auf Social-Media-Plattformen veröffentlichten Daten sind grundsätzlich unbefristet und frei verfügbar. Die Speicherdauer von personenbezogenen Daten innerhalb der Social-Media-Plattformen ist von den jeweiligen Plattformbetreibern abhängig. Das Studierendenwerks Dortmund hat keinen Einfluss darauf, welche Daten von den Plattformbetreibern wie lange gespeichert werden. Soweit das Studierendenwerks Dortmund Daten verarbeitet, werden diese von uns nur so lange gespeichert, wie es für die Verarbeitungszwecke und für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit unserer Tätigkeiten erforderlich ist oder wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten es erfordern. Ältere Beiträge werden regelmäßig gelöscht. Wir behalten uns vor, Daten in unseren Social-Media-Accounts jederzeit zu löschen oder zu sperren. Sofern von Nutzern rechtswidrige Inhalte auf den Social-Media-Accounts des Studierendenwerks Dortmund veröffentlicht werden, behalten wir uns vor, diese Inhalte sofort zu löschen oder zu sperren und gegebenenfalls intern zu sichern, um eine Rechtsverfolgung zu ermöglichen oder durchzuführen.

Deine Daten werden durch die zuständigen Beschäftigten des Studierendenwerks Dortmund verarbeitet, oder bei deren Abwesenheit durch die jeweils eingerichteten Stellvertretungen. Für den Fall, dass du uns eine Einwilligung erteilt hast oder ein Vertrag geschlossen wurde, geben wir deine Daten entsprechend deiner Einwilligung bzw. entsprechend der vertraglichen Vereinbarung weiter. Zur effizienten Aufgabenerfüllung setzen wir teilweise auch Dienstleister ein, wobei wir die zur Erfüllung der Dienstleistungen erforderlichen Daten an diese Dienstleister weitergeben, unter Beachtung des Datenschutzes, die Dienstleister sind zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften verpflichtet. Eine Weitergabe erfolgt darüber hinaus an Behörden und öffentliche Stellen, falls wir durch eine Rechtsvorschrift dazu verpflichtet sind. Eine Weiterleitung erfolgt auch, falls dies für uns für die Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich sein sollte.

Wenn du das Angebot für eine Online-Terminbuchung nutzt, gibst du deinen Namen, Kontaktdaten und den Terminwunsch online auf der Website stwdo.de ein, auf die Datenschutzinformation der Website wird verwiesen. Die von dir eingegebenen Daten werden von uns für die Terminplanung und -durchführung verwendet. Deine E-Mailadresse wird genutzt, um dir eine Aufforderung zur Bestätigung deiner Buchung zu senden und anschließend die erfolgreiche Terminbuchung zu bestätigen, ggf. wird auch eine Terminerinnerung oder -verschiebung an deine Mailadresse gesendet.

Für Videotelefonate nutzen wir die Software „Microsoft Teams“. Die Videotelefonate und Videomeetings finden unter Nutzung des für das Studierendenwerk Dortmund lizensierten und durch uns administrierten Microsoft Tenants statt. Wenn du einen vom Studierendenwerk Dortmund versendeten Einladungslink anklickst, gelten die im Einladungslink unter „Datenschutz und Sicherheit“ hinterlegten und beschriebenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzinformationen.

Im gesetzlich festgelegten Rahmen hast du das Recht auf Auskunft über die von uns zu deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Du hast das Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO, auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO, auf jederzeitigen Widerruf von erteilten Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 DSGVO, auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten ggf. die Einschränkungen gemäß §§ 11 bis 14 und § 19 DSG (Datenschutzgesetz NRW).

Wenn du von deinen oben genannten Rechten Gebrauch machst, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und du erhältst von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir dich bitten, deine Identität nachzuweisen, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu, sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden, kannst du dich jederzeit an uns wenden, entweder an die dir bekannten Ansprechpartner*innen oder an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n, deren Kontaktdaten du am Beginn dieser Datenschutzinformationen findest. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen

Du kannst jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff "Widerruf" unter Angabe deines Namens und deiner Adresse, bzw. Übergabe eines Schreibens. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach deinem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Widerspruchsrecht

Du hast jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt. Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe deines Namens und deiner Adresse, bzw. Übergabe eines Schreibens. Legst du Widerspruch ein, werden wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

In passenden Anwendungsfällen bieten wir zur Eingabe von Daten ein Web-Formular an, das mithilfe von „Microsoft Forms“ bereitgestellt wird. Diese Formulare erkennst du daran, dass in der Fußzeile der Hinweis „Unterstützt von Microsoft Forms“ enthalten ist, und im Formular das Logo des Studierendenwerks Dortmund als Absenderangabe verwendet wird. Die Eingabe deiner Daten in dem Formular ist freiwillig. Du kannst die darin abgefragten Angaben ggf. auch per E-Mail oder telefonisch oder im persönlichen Gespräch übermitteln.

Falls du Daten eingibst, werden diese vom Studierendenwerk Dortmund zu dem aus dem Formular erkennbaren Zweck verarbeitet, beispielsweise im Falle eines Anmeldeformulars zur Durchführung der entsprechenden Veranstaltung. Wir geben die Daten nicht weiter, es sei denn, wir wären dazu verpflichtet, oder dies dient zur Erfüllung des Zwecks, zu dem du uns die Daten in dem Formular mitgeteilt hast, unter Beachtung der Datenschutzvorschriften. Eingetragene Kontaktdaten verwenden wir auch zur Aktualisierung von ggf. schon bei uns vorliegenden Kontaktdaten. Im Falle einer Anmeldung zu einer Veranstaltung werden die Adressdaten (E-Mail und/oder Postadresse) möglicherweise auch zur Aktualisierung einer Einladungsliste für ähnliche Veranstaltungen verwendet, sodass diese Adressdaten möglicherweise für zukünftige Einladungen des Studierendenwerks Dortmund verwendet werden. Falls du dies nicht möchtest, kannst du einer solchen Nutzung jederzeit widersprechen.

Die Bereitstellung der „Microsoft-Forms“-Formulare erfolgt unter Nutzung des für das Studierendenwerk Dortmund lizensierten und durch uns administrierten Microsoft Tenants. Anbietender Dienstleister ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521 Reception: +353 (1) 2953826). Bei Nutzung des Formulars werden durch Microsoft personenbezogene Daten verarbeitet. Insbesondere werden die Daten verarbeitet, die technisch erforderlich sind, um die Formulartexte und Datenfelder auf dem von dir genutzten Gerät anzuzeigen und die von dir eingegebenen Daten an das Studierendenwerk Dortmund zu übermitteln. Darüber hinaus werden deine Daten möglicherweise von Microsoft für weitere Zwecke verwendet, auf die wir keinen Einfluss haben. Bei den Datenverarbeitungen im Rahmen des Formulars werden von Microsoft Cookies verwendet. Weitere Informationen zu Microsoft Forms findest du unter support.office.com/de-de/forms und Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft unter privacy.microsoft.com/deDE/privacystatement. Wenn du Fragen oder Beschwerden zum Thema Datenschutz bei Microsoft hast oder den Datenschutzbeauftragten von Microsoft kontaktieren möchten, kannst du das Webformular www.microsoft.com/de-de/concern/privacy verwenden.

Bei manchen Veranstaltungen, die vom Studierendenwerk Dortmund durchgeführt werden oder die in unseren Räumlichkeiten - insbesondere den Mensen oder Cafeterien oder Veranstaltungsräumen - stattfinden, werden Bild- und Tonaufnahmen (Fotos, Videos, Live-Streaming sowie ggf. Interviews mit reinen Tonaufnahmen) angefertigt, durch Beschäftigte des Studierendenwerks Dortmund oder durch von uns beauftragte Fotograf*innen bzw. Kameraleute. Wir informieren dich in der Einladung oder durch Aushang an den Eingängen oder durch eine entsprechende mündliche Ankündigung während der Veranstaltung, falls Bild- und/oder Tonaufnahmen stattfinden. Außerdem informieren die bilderstellenden Personen (Kameraleute oder Fotograf*in) darüber, dass Aufnahmen stattfinden, sobald sie bei der Veranstaltung eintreffen bzw. den Veranstaltungsraum betreten, wenn es sich um eine kleinere Veranstaltung handelt und dies möglich ist. Fotograf*innen, die im Auftrag des Studierendenwerks Dortmund tätig sind, sind in der Regel durch ein „StwDo“- Namensschild oder ähnliches erkennbar.

Wir verwenden diese Aufnahmen zum Zweck der Veranstaltungsdokumentation und zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit durch uns und durch Verbandsorganisationen der Studierendenwerke auf Bundes- und Landesebene, und als Information und Ankündigung für zukünftige ähnliche Veranstaltungen. Für die Veröffentlichung nutzen wir insbesondere unsere Webseiten, Social-Media-Kanäle und Printmedien. Bei den Bild- und Tonaufnahmen sind teilweise Personen erkennbar. Falls du nicht möchtest, dass sich bei den von uns angefertigten oder veröffentlichten Bildern auch Aufnahmen befinden, auf denen du erkennbar bist, teile uns das bitte im Vorfeld oder direkt bei der Veranstaltung mit. Du hast außerdem jederzeit das Recht, die bilderstellenden Personen (Kameraleute oder Fotograf*in) darauf hinzuweisen, dass du nicht aufgenommen werden möchtest, indem du ihnen dies sagst, oder zum Beispiel durch ein abwehrendes Stop-Handzeichen, sobald du merkst, dass die Kamera auf dich gerichtet ist. Bilder, bei denen einzelne Personen der wesentliche Bildinhalt sind, werden nur mit Einwilligung der betroffenen Personen aufgenommen. Falls die bilderstellende Person während der Veranstaltung dich allein oder zusammen mit anderen Personen bittet, für eine Aufnahme freundlich in die Kamera zu schauen, und du dies tust, erklärst du dadurch deine Einwilligung zu der hier beschriebenen Datenverarbeitung. Bei Kindern wird die ausdrückliche Einwilligung der Eltern eingeholt. Du kannst die Aufnahme deiner Person jederzeit ablehnen, zum Beispiel durch eine ablehnende Geste, und du kannst das Löschen von gerade aufgenommenen Bildern, auf denen du erkennbar bist, verlangen. Wir weisen darauf hin, dass auch Bilder, in denen die Veranstaltung insgesamt und nicht einzelne Teilnehmende im Mittelpunkt stehen, aufgenommen werden, so dass du (zum Beispiel in größerer Entfernung oder als eine Person unter vielen anderen) darauf zu sehen sein könntest. Die Aufnahmen werden archiviert und zu Dokumentationszwecken aufbewahrt, eine Löschung ist nicht vorgesehen. Gelegentlich werden Teile des Bildarchivs gesichtet, dann werden Aufnahmen gelöscht, falls sie für Dokumentationszwecke nicht mehr erforderlich sind und eine zukünftige Verwendung nicht mehr geplant ist. Innerhalb des Studierendenwerks Dortmund erhalten nur diejenigen Personen deine Bilddaten, die dies zur Durchführung der Aufgaben, für die sie zuständig sind, benötigen. Im Falle der Veröffentlichung, und auch im Falle der Weitergabe zum Beispiel an die Medien, an Hochschulen oder Kooperationspartner*innen zum Zweck der Veröffentlichung, sind die Daten frei zugänglich, beispielsweise im Internet. Im Internet veröffentlichte Bilder bleiben systembedingt dauerhaft zugänglich. Zur Veröffentlichung werden geeignete Bild- und Tonaufnahmen ausgewählt. Wenn du auf einem bestimmten Bild erkennbar bist und der weiteren Veröffentlichung und Speicherung widersprechen möchtest, kannst du uns das jederzeit mitteilen (mit möglichst genauer Angabe des Bildes und wo es veröffentlicht ist), am einfachsten über unser Feedback-Formular auf www.stwdo.de/feedback. Diese Bildveröffentlichung wird dann von uns gelöscht, allerdings kann eine bis dahin erfolgte Veröffentlichung im Internet nicht rückgängig gemacht werden. Soweit einmal veröffentlichte Internetseiten abgespeichert bzw. geteilt wurden, bleibt ein solches Foto dort weiter zugänglich. Auch für den Fall, dass das Bild in einer Broschüre, einem Bericht oder einem Video enthalten ist, kann es sein, dass die Verbreitung und Verwendung von uns noch eine angemessene Übergangszeit fortgesetzt werden. Dies gilt, sofern das Studierendenwerk Dortmund an der weiteren Verwendung schutzwürdige Interessen nachweist, die gegenüber deinen Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen. Rechtsgrundlage für die beschriebene Verarbeitung von Aufnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, sofern mit den Teilnehmenden einer Veranstaltung – zum Beispiel beim Kauf bzw. bei der Verwendung einer Eintrittskarte - die Anfertigung und Veröffentlichung von Bild- und Tonaufnahmen vereinbart wurde. Soweit du eine Einwilligung erteilt hast, ist deine Einwilligung die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. In allen anderen Fällen bzw. darüber hinaus ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe e, Abs. 2, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 2 StudierendenwerksG NRW, sowie § 3 Abs. 1 DSG NRW, denn Öffentlichkeitsarbeit ist erforderlich, um die Aufgaben als Studierendenwerk zu erfüllen, und §§ 22-24 KunstUrhG i. V. m. § 5 Abs. 7 DSG NRW. Bitte sprich uns an, wenn du auf einem von uns veröffentlichten Bild erkennbar bist und keine weitere Speicherung oder Verwendung – insbesondere Veröffentlichung – dieses Bildes möchtest. Wir werden uns immer bemühen, mit dir zusammen eine gute einvernehmliche Lösung zu finden.

Sofern bei einer Veranstaltung Pressefotograf*innen und Journalist*innen anwesend sind, werden deren Bilder und Interviews gemäß Presserecht bzw. Medienrecht in den Medien veröffentlicht. Die Verantwortung für diese Aufnahmen liegt bei den jeweiligen Pressefotograf*innen, Journalist*innen und Medien.

In unseren Räumlichkeiten bzw. bei allen Veranstaltungen des Studierendenwerks Dortmund gilt unser Hausrecht. Grundsätzlich bedürfen alle Bildaufnahmen der ausdrücklichen vorherigen Foto- und Drehgenehmigung mit Beantragung unter www.stwdo.de/presse. Wer mit dieser Genehmigung Aufnahmen anfertigt, ist selbst dafür verantwortlich, alle Rechtsvorschriften und insbesondere die Datenschutzvorschriften einzuhalten.

Ausnahmeregelung für private Bildaufnahmen: Ausnahmsweise dürfen ohne ausdrückliche Genehmigung einzelne Bilder zu rein privaten Zwecken ohne professionelle Ausrüstung angefertigt werden. Die Verantwortlichkeit für private Bilder liegt bei den jeweiligen Privatpersonen, diese sind verpflichtet, die Rechte aller erkennbar abgebildeten Personen zu wahren.

Zusätzlich verweisen wir auf alle Informationen, die dir schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn du weitere Informationen wünschst, wende dich an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n, die dir in allen Datenschutzbelangen gerne helfen. Wir bitten um Verständnis, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank. Die Aktualisierung dieser Informationen zur Anpassung auf geänderte Geschäftsabläufe oder Rechtsänderungen behalten wir uns jederzeit vor, die jeweils aktuelle Fassung findest du immer im Internet unter www.stwdo.de/datenschutz.

Stand: Januar 2026