Neue Software im Wohnen: Nie wieder Wartelisten!

In diesen Tagen führt das Studierendenwerk im Studentischen Wohnen eine neue Software ein, die den Bewerbungsprozess für Wohnplätze in den Wohnanlagen komplett verändern wird. Damit wird auch die seit Jahrzehnten gepflegte Bewerber- bzw. Warteliste abgeschafft. Das bisherige System wird durch eine effizientere und kundenfreundlichere Lösung ersetzt, das es den Studierenden ermöglicht, sich mit wenigen Klicks direkt auf freie Plätze zu bewerben, die auf der Internetseite des Studierendenwerk angezeigt werden.

„Bisher haben wir mit einer Software gearbeitet, bei der die Studierenden schon im ersten Schritt der Bewerbung eine Vielzahl von Parametern aufwändig eingegeben haben. Anschließend mussten die Studierenden ihr Interesse regelmäßig per E-Mail bestätigen. Die Bewerbungen gingen fortlaufend ein, dabei war gar nicht sichergestellt, dass zum gewünschten Zeitpunkt auch ein Zimmer oder Apartment frei ist. Das hat zu langen Bewerberlisten und vielen Nachfragen geführt“, so Nicole Langanki, Bereichsleiterin im Studentischen Wohnen.

Neu: Freie Plätze werden direkt angezeigt

Das neue System macht Schluss mit diesen Problemen. Studierende können sich ab sofort auf der Website stwdo.de/aktuelle-wohnangebote über freie Wohnplätze informieren und sich dort auch direkt auf ein Exposé bewerben. Damit unterscheidet sich der Ablauf beim Studierendenwerk nicht mehr von dem gewohnten Userverhalten auf den bekannten Wohnungsportalen: Freie Kontingenten werden direkt angezeigt, Interessenten können sich rund um die Uhr auf eine Anzeige bewerben.

Für diese Bewerbung müssen die Studierenden im ersten Schritt nur wenige Angaben hinterlegen, anschließend erhalten sie binnen weniger Tagen eine Rückmeldung über den Status ihrer Anfrage. Sind 10 Interessenten auf ein Exposé eingegangen, wird dieses automatisch wieder offline genommen. Die Interessenten laden in dieser zweiten Phase alle erforderlichen Informationen für die Anmietung eines Zimmers hoch, darunter auch die Immatrikulationsbescheinigung.

Die Vergabe der begehrten Plätze erfolgt dann nach dem Prinzip: "first in – first out“ - wer zuerst seine Unterlagen vollständig einreicht und alle erforderlichen Kriterien erfüllt, erhält den Platz, es sein denn, es liegen wichtige Gründe vor, um von diesem grundsätzlichen Prinzip abzuweichen. Auch Studierende mit Kindern und Studierende mit einem Grad der Schwerbehinderung von mehr als 50% werden bevorzugt behandelt. Die Entscheidung zur Vergabe eines freien Platzes liegt beim Studierendenwerk. 

Keine Bewerberliste mehr

Mit dem neuen System, Zusammenarbeit mit Wohnungshelden.de entwickelt wurde, verschwindet die "Bewerberliste", die mit weit über 1.000 Einträgen viele Jahrzehnte lang Ausdruck einer riesigen Nachfrage für ein viel zu geringes Wohn-Angebot war.

Nicole Langanki: "Wir können zwar mit dem neuen Interessenmanagement die Zahl der Wohnplätze von derzeit rund 2.800 nicht erhöhen, aber wir können bewirken, dass die Bewerbung einfacher wird und die Interessenten zeitnah ein Feedback bekommen, ob wir ihnen einen Platz anbieten können, oder eben leider nicht. Niemand wird mehr monatelang auf einer Liste stehen, ohne zu wissen wie der Stand ist." 

Auch Burkhard Schwemin, kaufmännischer Geschäftsführer des Studierendenwerks Dortmund sieht in der neuen Lösung einen großen Fortschritt: „Wir sind überzeugt, dass das neue System dazu beitragen wird, den Bewerbungsprozess einfacher, schneller und transparenter zu gestalten“,

Neue Vergaberichtlinien: Verlängerung rechtzeitig beantragen!

Mit der Umstellung des Systems wurden auch die Vergaberichtlinien geändert, die mit Wirkung zum 1.05.2024 in Kraft treten. Diese Richtlinien regeln die Vergabe freier Wohnheimplätze, die Verlängerung von Mietverträgen sowie die Untervermietung. Demnach müssen sich die Mieter*innen, die zu Beginn einen Mietvertrag von maximal vier Jahren erhalten, nun auch selbstständig um eine Verlängerung des Mietvertrages kümmern. Ein Antrag auf Verlängerung muss spätestens vier Monate vor Ablauf der Mietzeit dem Studierendenwerk zugehen. Unverändert bleibt der Kreis der wohnberechtigten Studierenden. Diese müssen an der Technischen Universität Dortmund, Fachhochschule Dortmund, Folkwang Hochschule (Standort Dortmund), Fernuniversität Hagen oder Fachhochschule Südwestfalen eingeschrieben sein. 

Elektronische Akte

Neben dem neuen Bewerbermanagement soll auch die Verwaltung der Mieter*innen durchgehend digitalisiert werden. Hier arbeitet das Studierendenwerk derzeit an der Einführung einer elektronischen Mieterakte. Weitere Infos dazu folgen noch.