Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
Datenschutzbeauftragte
Sabine Link 0231 20649-106 E-Mail schreiben

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Studierendenwerk Dortmund AöR
Vogelpothsweg 85, 44227 Dortmund
Telefon: 0231-20649-0
Fax: 0231-754060
E-Mail: info(at)stwdo.de

Weitere Angaben über uns entnehmen Sie bitte dem Impressum und den Inhalten dieser Website.

Welche Daten verarbeitet das StwDo und zu welchen Zwecken?

Für die Vergabe unserer Wohnplätze setzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren ein. Die von Ihnen in der Online-Bewerbung eingegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für die Vergabe unserer Wohnplätze. Eine Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf den Abschluss eines Mietvertrages. Sofern ein Mietvertrag zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses verwendet.

Wir erheben und verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung um einen Wohnplatz, beim Abschluss des Mietvertrages oder im Rahmen des laufenden Mietverhältnisses bzw. bei dessen Beendigung zur Verfügung stellen. Die von uns verarbeiteten Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen erhoben. Wir verarbeiten Ihre Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses, sowie zum Zweck statistischer Auswertungen.

Ihr Name wird auch dazu verwendet, die jeweilige Klingel, den Briefkasten und das Türschild zu beschriften. Insbesondere bei Mehrpersonenapartments kann es je nach baulichen Gegebenheiten vorkommen, dass es eine gemeinsame Klingel und einen gemeinsamen Briefkasten gibt.

Falls Sie eine Schlüsselkarte oder einen Zugangscode erhalten, werden funktionsbedingt Informationen über die Zuordnung des Schlüssels bzw. Berechtigungscodes gespeichert und es wird die Uhrzeit der Nutzung gespeichert. Diese Daten werden von uns nur zur Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.

Bei der Nutzung von Maschinen oder technischen Geräten in den Wohnanlagen können Betriebsdaten oder Protokolldaten der genutzten Maschinen und Geräte anfallen, die je nach Standort oder Nutzungssituation evtl. einen Personenbezug haben können. Diese Daten werden von uns nur zum Zweck der Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.

Soweit auf einem unserer Grundstücke oder im Wohngebäude eine oder mehrere Videokameras angebracht sind, sind die videoüberwachten Bereiche gekennzeichnet und es erfolgt eine Information über die Verarbeitung der Videoaufnahmen. Eine heimliche Videoüberwachung ist nur in dem Ausnahmefall möglich, dass dies für Ermittlungen im Zusammenhang mit konkreten Anhaltspunkten einer Straftat erforderlich wäre, unter Beachtung aller Datenschutzvorschriften.

Für die Mieterinnen und Mieter stellt das StwDo in jeder Wohneinheit eine Anschlussdose für den Zugang ins Internet und für den Zugang zu TV-Programmen zur Verfügung, als Bestandteil des Mietvertrags. Zu dem Zweck, eine funktionierende und betriebssichere Internetverbindung technisch zu gewährleisten, werden die dafür erforderlichen Daten verarbeitet, das sind insbesondere Logdaten aus eingesetzten Switchen, Routern und Authentifizierungs-Servern, dazu gehört auch die IP-Adresse. Zu dem Zweck, gegebenenfalls Störungsbeseitigung und Support durchzuführen, werden die dabei erforderlichen Daten aus der Fehlersuche und Störungsbehebung sowie aus den Supportkontakten verarbeitet. Zum Zweck des Zugangs zu TV-Programmen werden die dafür technisch erforderlichen Daten verarbeitet. Möglicherweise finden statistische Auswertungen statt, diese erfolgen nur in anonymisierter Form und können nicht mehr auf einzelne Personen bezogen werden.

Außerdem werden die Logdaten gespeichert und ggf. verarbeitet, um die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungs- und ggf. Auskunftspflichten zu erfüllen. Wenn es einen begründeten Anfangsverdacht auf eine unrechtmäßige oder den Nutzungsbedingungen nicht entsprechende Nutzung des Internetzugangs gibt, insbesondere bei einer konkreten Anfrage der Polizei im Rahmen einer polizeilichen Ermittlung oder bei einem konkreten Hinweis eines Urheberrechtsinhabers auf einen Urheberrechtsverstoß, werden die vorhandenen Logdaten verwendet, um die mutmaßlich unrechtmäßige Internetnutzung einem bestimmten Internetanschluss und somit einem bestimmten Mieter/einer bestimmten Mieterin zuzuordnen. Soweit dazu eine rechtliche Pflicht besteht, erteilen wir dann an die dafür berechtigte Stelle die Auskunft, welchem Mieter/welcher Mieterin eine bestimmte IP-Adresse zu einem bestimmten Zeitpunkt zuzuordnen war.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlagen für unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses in einer unserer Wohnanlagen, zur Durchführung der vorvertraglichen Maßnahmen und zur Erfüllung aller in diesem Zusammenhang bestehenden Rechtspflichten sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO. Soweit wir Dienstleister einschalten, um das Mietverhältnis zu begründen oder durchzuführen, soweit wir technische Hilfsmittel oder Geräte im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis einsetzen, oder falls die Daten ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein sollten, geschieht diese Datenverarbeitung auch auf Basis der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden und aufgrund des berechtigten Interesses, unsere Dienstleistungen effizient durchzuführen und erforderlichenfalls Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage – bei Widerruf der Einwilligung behalten wir uns die weitere Verarbeitung auf Basis einer anderen gesetzlichen Rechtsgrundlage – ganz oder teilweise – vor.

Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden.

Im Rahmen eines Mietvertrags müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten können wir den Mietvertrag mit Ihnen nicht abschließen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls Ihre Angaben in der Bewerbung für einen Wohnplatz nicht vollständig sind, kann es sein, dass kein Mietverhältnis mit Ihnen zustande kommt.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Ihre Bewerbungsdaten werden ab Antragstellung 12 Monate gespeichert. Nach diesem Zeitraum wird die Bewerbung automatisch gelöscht, wenn sie vor Ablauf dieses Zeitraums nicht von Ihnen aktualisiert wurde.

Kommt ein Mietvertrag zustande, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Mietverhältnisses und anschließend für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, sie werden in der Regel 10 Jahre nach Beendigung des Mietvertrages gelöscht. In Fällen von Mietschulden, Rechtsansprüchen oder laufender Rechtsverfolgung, z. B. bei Vorliegen eines vollstreckbaren Titels, können Daten deutlich länger gespeichert werden, solange dies für die Verfolgung unserer rechtlichen Interessen erforderlich ist.

Durch einzelne Sonderfördermaßnahmen zur Schaffung von Wohnraum kann es vorkommen, dass wir Ihre Daten länger als die üblichen 10 Jahre aufbewahren müssen, da wir hier verpflichtet sind nachzuweisen, dass wir die Wohnplätze ausschließlich an Studierende vermietet haben.

Logdaten Ihrer Nutzung des Internet- oder TV-Anschlusses werden gelöscht, wenn sie für die Erfüllung der oben in Ziffer 2 genannten und festgelegten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. In der Regel werden IP-Adressen und technische Daten der Internetnutzungen für drei Wochen gespeichert und ggf. verarbeitet, um in diesem Zeitraum eine Fehlersuche und -behebung bei einer möglicherweise auftretenden Störungsbearbeitung durchzuführen. Danach werden sie gelöscht, sofern sie nicht zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Auskunftspflichten länger aufbewahrt werden müssen. Dann wird die Aufbewahrungszeit entsprechend der gesetzlichen Anforderungen verlängert, die Löschung erfolgt, sobald dies ohne Rechtsverstoß möglich ist.

Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre Bewerbung für einen Platz in unseren Wohnanlagen wird nach Eingang von dem Bereich Wohnen bearbeitet. In unserem Studierendenwerk haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens benötigen.

Wenn ein Mietvertrag abgeschlossen wird, werden alle erforderlichen Vertragsdaten intern weiterverarbeitet. Dabei haben im Studierendenwerk nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Verlauf des Mietverhältnisses benötigen, insbesondere der Bereich Wohnen, Hausmeister und Mietbuchhaltung.

Im zulässigen Umfang werden Dienstleister in die Verarbeitung einbezogen, die Ihre Daten vertragsgebunden verarbeiten und zur Beachtung des Datenschutzes verpflichtet sind. Insbesondere nutzen wir für die Bewerberverwaltung, Vergabe und Verwaltung der Wohnplätze einen spezialisierten Software-Anbieter, der im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhält. Für den Betrieb des Wohnanlagen-Netzes, die Bereitstellung des Internetanschlusses sowie des TV-Anschlusses und für Support und Störungsbeseitigung nutzen wir als Dienstleister Glasfaser Bochum GmbH & Co. KG, unter Einbeziehung der TMR - Telekommunikation Mittleres Ruhrgebiet GmbH als Internetprovider. Weitere Empfänger Ihrer Daten können auch sonstige externe Dienstleister sein, zum Beispiel Reinigungsunternehmen, immer nur soweit dies erforderlich ist, im Rahmen der festgelegten Zwecke und unter Beachtung des Datenschutzes.

Eine Weitergabe von Daten erfolgt an Behörden und öffentliche Stellen, falls wir durch eine Rechtsvorschrift dazu verpflichtet sind. Eine Weiterleitung erfolgt auch, falls dies zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche für uns erforderlich sein sollte, insbesondere falls gegen uns Ansprüche wegen einer möglichen Urheberrechtsverletzung oder anderer Rechtsverletzungen geltend gemacht werden und konkrete Anhaltspunkte dafür bestehen, dass diese unter Nutzung eines Internetanschlusses einer unserer Wohnanlagen begangen wurden.

Die Datenverarbeitung erfolgt durch uns ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Sie haben das Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO, auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO, auf jederzeitigen Widerruf von erteilten Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 DSGVO, auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten ggf. die Einschränkungen gemäß §§ 11 bis 14 und § 19 DSG (Datenschutzgesetz NRW).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden, entweder an die Ihnen bekannten Ansprechpartner/innen oder an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n, deren Kontaktdaten Sie am Beginn dieser Datenschutzinformationen finden. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen

Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff "Widerruf" unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Sie haben jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt.

Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse, bzw. Übergabe eines Schreibens. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie können Sie weitere Informationen erhalten?

Zusätzlich verweisen wir auf alle Informationen, die Ihnen schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n. Diese helfen Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank. Die Aktualisierung dieser Informationen zur Anpassung auf geänderte Geschäftsabläufe oder Rechtsänderungen behalten wir uns jederzeit vor, die jeweils aktuelle Fassung finden Sie immer im Internet StwDo.de/datenschutz.

Letzter Bearbeitungsstand: 21. April, 2021