Wir freuen uns über dein Interesse an der Sozialberatung des Studierendenwerks Dortmund. Mit den folgenden Informationen geben wir dir einen Überblick über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten und deine Datenschutzrechte.

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet das StwDo und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die Daten, die du uns für die Beratung zur Verfügung stellst und die im Rahmen der Beratung entstehen. Dazu gehören insbesondere Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Hochschule und Daten zum Studium, dein Beratungsanliegen und Protokolle der Beratungen. Wir verwenden deine Daten zur Durchführung der Beratung und zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten, insbesondere Aufbewahrungspflichten.

Zusätzlich werden die Daten zur Erstellung einer Statistik verwendet. Die Auswertung erfolgt intern. Die statistischen Daten sind anonym und lassen keine Rückschlüsse auf einzelne beratene Personen zu. Das dient der Auswertung der Nutzung und der Verbesserung unseres Beratungsangebots.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist deine Einwilligung in die Beratung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO und Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO. Die Inanspruchnahme der Beratung ist freiwillig. Auch die Bereitstellung deiner Daten ist freiwillig.

Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für Studierende.

Für den unwahrscheinlichen Fall eines Rechtsstreits gilt: Wenn Daten zur Wahrung oder Durchsetzung rechtlicher Interessen des Studierendenwerks Dortmund erforderlich sind, kann eine Verarbeitung auf dieser Grundlage erfolgen, soweit dies rechtlich zulässig ist und unter Beachtung aller Datenschutzvorschriften.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Deine personenbezogenen Daten werden so lange verarbeitet, wie dies für die laufende Beratung oder eine mögliche spätere Beratung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Daten, die dafür nicht mehr benötigt werden und für die keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden gelöscht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bis zu 10 Jahre nach Abschluss der Beratung.

Wer bekommt deine Daten?

Die Mitarbeitenden der Beratungsstelle haben Zugriff auf deine Daten. Entsprechend deiner Einwilligung kann ein Austausch innerhalb der Beratungsstelle erfolgen (Psychologische Beratungsstelle, Sozialberatung und Notfallhilfen).

Alle Informationen, die im Rahmen der Beratung bekannt werden, unterliegen der Verschwiegenheit. Dazu gehören dein Anliegen, deine persönlichen Angaben sowie berufliche und wirtschaftliche Verhältnisse und die Tatsache der Beratung selbst.

Vertretungen können aus organisatorischen Gründen Zugriff auf Kontaktdaten erhalten, zum Beispiel bei Terminverschiebungen wegen Krankheit oder Urlaub, um dich telefonisch oder per E-Mail zu erreichen.

Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht oder im unwahrscheinlichen Fall eines Rechtsstreits zur Wahrung berechtigter Interessen.

Online-Terminbuchung

Wenn du die Online-Terminbuchung nutzt, gibst du deinen Namen, Kontaktdaten und deinen Terminwunsch über die Website stwdo.de ein. Es gelten die Datenschutzinformationen der Website.

Deine Daten werden für die Terminplanung und Durchführung der Beratung verwendet. Deine E-Mail-Adresse wird genutzt, um dir die Buchung zu bestätigen, eine Bestätigung anzufordern und ggf. Erinnerungen oder Terminänderungen zu senden.

Beratung per Videotelefonat

Wenn wir eine Beratung per Videotelefonat anbieten, benötigst du ein internetfähiges Gerät mit aktuellem Browser, Kamera und Mikrofon.

Für die Organisation und Durchführung verarbeitet der Anbieter des Videodienstes personenbezogene Daten. Der Anbieter informiert dazu auf seiner Website. Für Einladung und Zugang erhalten sie die notwendigen Daten (E-Mail-Adresse, Terminzeitpunkt, ggf. Name).

Es erfolgen keine Mitschnitte oder Aufzeichnungen durch uns. Auch du darfst keine Aufzeichnung anfertigen.

Die Datenverarbeitung dient ausschließlich der Durchführung der Beratung. Wenn ein Chat genutzt wird, gelten die Datenschutzregeln des jeweiligen Anbieters. Soweit möglich, wird der Chatverlauf nach dem Termin gelöscht, außer alle Beteiligten stimmen einer Speicherung ausdrücklich zu.

Webinare via Zoom oder Teams

Für Online-Seminare gelten die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen der jeweiligen Plattform (Zoom oder Microsoft Teams). Details findest du unter www.stwdo.de/datenschutz.

Welche Datenschutzrechte hast du?

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Es gelten ggf. die Einschränkungen nach dem Datenschutzgesetz NRW.

Wenn du deine Rechte nutzt, prüfen wir die Voraussetzungen und melden uns bei dir zurück. Zur Identitätsprüfung können wir dich um einen Nachweis bitten.

Du kannst dich jederzeit an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Außerdem hast du ein Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW), Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen

Du kannst Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bereits erfolgte Verarbeitungen bleiben davon unberührt.

Der Widerruf kann formlos erfolgen. Aus Nachweisgründen bitten wir um eine E-Mail oder einen Brief mit dem Betreff „Widerruf“, deinem Namen und deiner Adresse. Auch nach einem Widerruf kann eine weitere Verarbeitung auf anderer Rechtsgrundlage erfolgen.

Widerspruchsrecht

Du hast das Recht, aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e oder f DSGVO beruht.

Der Widerspruch kann formlos erfolgen. Bitte gib deinen Namen und deine Adresse an. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir deine Daten nicht weiter, außer zwingende schutzwürdige Gründe sprechen dagegen oder die Verarbeitung dient der Rechtsdurchsetzung.

Wie kannst du weitere Informationen erhalten?

Du kannst dich jederzeit für weitere Informationen an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Bitte beachte, dass es bei Krankheit oder Urlaub zu Verzögerungen kommen kann.

Diese Informationen können sich ändern. Die aktuelle Version findest du immer unter www.stwdo.de/datenschutz.

Letzter Bearbeitungsstand: März 2025