Welche personenbezogenen Daten verarbeitet das StwDo und zu welchen Zwecken?

Bei jeder Nutzung unserer Website werden durch uns personenbezogene Daten der Besucher*innen unserer Website verarbeitet.

Serverlogfiles bzw. Protokolldaten

Aus technischen Gründen werden Protokolldaten über jeden Zugriff auf unsere Webseiten erhoben, sogenannte Serverlogfiles, insbesondere: Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp inkl. Version, das Betriebssystem deines Rechners, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.

Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist es, technisch den Verbindungsaufbau und die Nutzung unserer Webseiten zu ermöglichen, die Sicherheit und Stabilität unseres Webseitenangebots zu gewährleisten, die technische Administration zu ermöglichen, und die Webbesuche zu internen statistischen Zwecken und zur Verbesserung unseres Internetangebots in anonymisierter statistischer Form auszuwerten. Eine systematische Überprüfung der Serverlogfiles erfolgt nur dann, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht. Die Daten werden in diesem Fall auch an Ermittlungsbehörden weitergeleitet.

Spätestens nach sieben Tagen werden diese Daten bei uns insoweit gelöscht, als sie einen Personenbezug ermöglichen könnten, sodass alle Logfiledaten bei uns nur noch anonymisiert vorliegen, es sei denn, wir sind gesetzlich zu einer längeren Datenspeicherung verpflichtet.

Webanalyse

Unsere Website verwendet pirsch.io, eine Software zur statistischen Auswertung der Nutzungszugriffe auf unsere Website. Pirsch verwendet "Cookieloses TrackingExterner Link".

Verarbeitung der in Website-Formularen eingegebenen Daten

Die Website enthält Formularfelder, in denen du Daten eingeben kannst, wie z. B. Kontakt-Formulare oder Feedback-Formulare oder sonstiges. Wenn diese Möglichkeit zur Eingabe personenbezogener Daten von dir genutzt wird, werden die eingegebenen Daten von uns zum Zweck der Bearbeitung deines Anliegens verarbeitet. Zusammen mit den von dir eingegebenen und übermittelten Daten wird zu Zwecken der Nachvollziehbarkeit zusätzlich gespeichert, wann du das Formular an uns gesendet hast (Datum und Uhrzeit). Alle in Formularen erhobenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung deines Anliegens erforderlich ist. Wir löschen deine personenbezogenen Daten, wenn dein Anliegen abschließend bearbeitet ist, sofern die Daten nicht für ein entstandenes Vertragsverhältnis oder einen Nachweis erforderlich sind, dann werden die Daten gelöscht, sobald die Vertragsbeziehung mit dir beendet ist, wenn das Vertragsverhältnis und sämtliche gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind und keine weiteren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Rechtsgrundlagen für eine Datenspeicherung bestehen. Die handels- und abgabenrechtlichen Aufbewahrungspflichten gelten für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren.

Online-Bewerbung für ein Zimmer oder Apartment in unseren Wohnanlagen

Die Bewerbung für ein Zimmer oder Apartment in unseren Wohnanlagen erfolgt mithilfe des Online-Bewerbungsformulars. Die Bewerbungsdaten werden von dir online eingegeben, die Datenübertragung ist durch Verschlüsselung abgesichert. Zusätzlich zu den von dir in dem Formular mitgeteilten Daten wird von uns zum Zweck der zeitnahen Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit gespeichert, wann du das Formular an uns gesendet hast (Datum und Uhrzeit).

Für die Bereitstellung des Online-Formular nutzen wir den Dienstleister "Wohnungshelden", mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurde. Bei der technischen Bereitstellung des Online-Bewerbungsformulars finden dieselben Datenverarbeitungen statt wie auf der Webseite von Wohnungshelden, darüber findest du Informationen unter Datenschutz - wohnungshelden. Durch Anklicken des Zustimmungs-Buttons vor dem Öffnen des Bewerbungsformulars erklärst du deine Einwilligung mit den dort beschriebenen Datenverarbeitungen. Über die weitere Verarbeitung deiner Bewerbungsdaten informiert dich unsere Datenschutzinformation Datenschutz beim Studentischen Wohnen.

Anmeldung zu Veranstaltungen

Die Anmeldung zu einem Kurs, einem Workshop oder sonstigen Event (im nachfolgenden: Veranstaltungen) erfolgt online über das zugehörige Buchungsportal.

Wenn Webseitenbesucher*innen auf das jeweilige Angebot klicken, erfolgt eine Weiterleitung auf die Eventbuchungs-Website des von uns genutzten Dienstleisters für Veranstaltungsanmeldungen und -buchungen, der die Anmelde-Daten an uns weiterleitet. Auf der Webseite des Veranstaltungsportals erhältst du Datenschutzinformationen über die Datenverarbeitungen des Buchungsportals.

Die von dir eingegebenen Daten werden von uns ausschließlich zur Planung und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung genutzt. Die bei der Anmeldung angegebene Mailadresse wird darüber hinaus verwendet, um in der Zukunft auf ähnliche Veranstaltungen des Studierendenwerks Dortmund hinzuweisen (Direktwerbung), dieser Nutzung der Mailadresse kannst du jederzeit widersprechen.

Externe Links

Als Informationshinweis findest du auf unseren Seiten Links, die auf andere Internetseiten verweisen. Wenn du durch das Anklicken eines Links unsere Website verlässt, erstreckt sich diese Datenschutzinformation nicht darauf. Informiere dich bitte auf den Internetseiten der anderen Anbieter über die dort bereitgestellten Datenschutzerklärungen. Wir haben keinen Einfluss auf die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen durch andere Anbieter oder Veränderungen der verlinkten Internetseiten. Zum Zeitpunkt der Link-Setzung waren uns keine Verstöße gegen geltendes Recht auf den verlinkten Internetseiten bekannt. Falls dir Rechtsverstöße oder sonstige negative Merkmale bei verlinkten Internetseiten auffallen sollten, bitten wir um entsprechende Hinweise, um daraus Konsequenzen zu ziehen

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen in 2 a), 2 b), 2 c) und 2 g) ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW und § 2 StWG NRW, denn für die Wahrnehmung unserer Aufgaben gemäß §2 Studierendenwerksgesetz NRW ist eine gut funktionierende, informative und auch Interaktionen ermöglichende Website inklusive statistischen Auswertungen erforderlich, einschließlich einer Verhinderung bzw. Rechtsverfolgung im Falle einer rechtswidrigen Nutzung.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen in 2 d) ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO, soweit es sich um die Durchführung vertraglicher oder vorvertraglicher Maßnahmen handelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO und ggf. auch Art. 9 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, falls und soweit du uns eine Einwilligung erteilt hast. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW und § 2 StWG NRW, denn für die Wahrnehmung unserer Aufgaben gemäß §2 Studierendenwerksgesetz NRW ist die Bearbeitung eingehender Mitteilungen erforderlich.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen in 2 e) ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO für unsere Datenverarbeitungen bei vorvertraglichen oder vertraglichen Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Wohnanlagen-Mietvertrag und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO bei der Erfüllung unserer in diesem Zusammenhang bestehenden Rechtspflichten. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) und ggf. auch Art. 9 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage. Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW und § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen in 2 f) ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO für unsere Datenverarbeitungen bei vorvertraglichen oder vertraglichen Maßnahmen im Zusammenhang mit den Anmeldungen/Buchungen von Veranstaltungen.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erfolgt, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage.

Rechtsgrundlage von Datenverarbeitungen mit dem Zweck, unsere rechtlichen Ansprüche durchzusetzen oder Rechtsansprüche abzuwehren, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW und § 2 StWG NRW, denn für die Wahrnehmung unserer Aufgaben gemäß §2 Studierendenwerksgesetz NRW ist die angemessene Wahrnehmung und Umsetzung unserer rechtlichen Interessen erforderlich.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange bei uns gespeichert, wie es für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens bzw. des mitgeteilten Zwecks und für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit unserer Tätigkeiten erforderlich ist oder wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten es erfordern.

Wer bekommt deine Daten?

Deine Daten werden durch die zuständigen Beschäftigten des Studierendenwerks Dortmund verarbeitet, oder bei deren Abwesenheit durch die jeweils eingerichteten Stellvertretungen. Für den Fall, dass du uns eine Einwilligung erteilt hast, geben wir deine Daten entsprechend deiner Einwilligung weiter. Zur effizienten Aufgabenerfüllung setzen wir teilweise auch Dienstleister ein, wobei wir die zur Erfüllung der

Dienstleistungen erforderlichen Daten an diese Dienstleister weitergeben, unter Beachtung des Datenschutzes, die Dienstleister sind zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften verpflichtet. Dabei handelt es sich um Webprovider, IT-Dienstleister, Software-as-a-Service-Anbieter und Rechenzentren, Telefondienstleister, Banken und Auskunfteien, Buchhaltungsdienstleister und Steuerprüfer, Transport- und Logistikdienstleister, Druckereien, Versandservice, Fachfirmen zur datenschutzgerechten Aktenvernichtung sowie ggf. weitere externe Dienstleister.

Für das Online-Bewerbungsformular und die Durchführung des Wohnungsbewerbungs- und Vermietungsprozesses verwenden wir die Software-Lösung „Wohnungshelden“, wobei mit dem Anbieter wohnungshelden GmbH, Beethovenplatz 4, 80336 München ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO zur Einhaltung des Datenschutzes abgeschlossen wurde. Die technische Bereitstellung des Online-Bewerbungsformulars erfolgt durch die wohnungshelden GmbH über eine zertifizierte Cloud-Infrastruktur innerhalb der EU. Eine eigenständige Nutzung der eingegebenen Daten durch den Dienstleister ist ausgeschlossen und findet nicht statt.

Eine Weitergabe erfolgt darüber hinaus an Behörden und öffentliche Stellen, falls wir durch eine Rechtsvorschrift dazu verpflichtet sind. Eine Weiterleitung erfolgt auch, falls dies für uns für die Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich sein sollte.

Welche Datenschutzrechte hast du?

Im gesetzlich festgelegten Rahmen hast du das Recht auf Auskunft über die von uns zu deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Du hast das Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO, auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO, auf jederzeitigen Widerruf von erteilten Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 DSGVO, auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten ggf. die Einschränkungen gemäß §§ 11 bis 14 und § 19 DSG (Datenschutzgesetz NRW).

Wenn du von deinen oben genannten Rechten Gebrauch machst, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und du erhältst von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir dich bitten, deine Identität nachzuweisen, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu, sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden, kannst du dich jederzeit an uns wenden, entweder an die dir bekannten Ansprechpartner*innen oder an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n, deren Kontaktdaten du am Beginn dieser Datenschutzinformationen findest. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen

Du kannst jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff "Widerruf" unter Angabe deines Namens und deiner Adresse, bzw. Übergabe eines Schreibens. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach deinem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

Widerspruchsrecht

Du hast jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt. Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen, aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe deines Namens und deiner Adresse, bzw. Übergabe eines Schreibens. Legst du Widerspruch ein, werden wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wie kannst du weitere Informationen erhalten?

Zusätzlich verweisen wir auf alle Informationen, die dir schon über uns vorliegen bzw. bekannt sind. Wenn du weitere Informationen wünschst, wende dich an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n, die dir in allen Datenschutzbelangen gerne helfen. Wir bitten um Verständnis, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank. Die Aktualisierung dieser Informationen zur Anpassung auf geänderte Geschäftsabläufe oder Rechtsänderungen behalten wir uns jederzeit vor, die jeweils aktuelle Fassung findest du immer im Internet unter www.stwdo.de/datenschutz.

Stand: Mai 2026