Mit den folgenden Informationen möchten wir dir einen Überblick über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch unsere Wohnanlagenverwaltung und deine daraus resultierenden Rechte im Bezug zum Datenschutz geben.

Welche Daten verarbeitet das StwDo und zu welchen Zwecken?

Für die Vergabe unserer Wohnplätze setzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren ein. Die von dir in der Online-Bewerbung eingegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für die Vergabe unserer Wohnplätze. Eine Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf den Abschluss eines Mietvertrages. Wenn ein Mietvertrag zustande kommt, werden deine Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses verwendet.

Wir erheben und verarbeiten die Daten, die du uns im Zusammenhang mit deiner Bewerbung um einen Wohnplatz, beim Abschluss des Mietvertrages oder im Rahmen des laufenden Mietverhältnisses bzw. bei dessen Beendigung zur Verfügung stellst. Die von uns verarbeiteten Daten werden grundsätzlich direkt bei dir erhoben. Wir verarbeiten deine Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses sowie zum Zweck statistischer Auswertungen.

Dein Name wird auch dazu verwendet, die jeweilige Klingel, den Briefkasten und das Türschild zu beschriften. Insbesondere bei Mehrpersonenapartments kann es je nach baulichen Gegebenheiten vorkommen, dass es eine gemeinsame Klingel und einen gemeinsamen Briefkasten gibt.

Falls du eine Schlüsselkarte oder einen Zugangscode erhältst, werden funktionsbedingt Informationen über die Zuordnung des Schlüssels bzw. Berechtigungscodes gespeichert und es wird die Uhrzeit der Nutzung gespeichert. Diese Daten werden von uns nur zur Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.

Bei der Nutzung von Maschinen oder technischen Geräten in den Wohnanlagen können Betriebsdaten oder Protokolldaten der genutzten Maschinen und Geräte anfallen, die je nach Standort oder Nutzungssituation evtl. einen Personenbezug haben können. Diese Daten werden von uns nur zum Zweck der Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.

Soweit auf einem unserer Grundstücke oder im Wohngebäude eine oder mehrere Videokameras angebracht sind, sind die videoüberwachten Bereiche gekennzeichnet und es erfolgt eine Information über die Verarbeitung der Videoaufnahmen. Eine heimliche Videoüberwachung ist nur in dem Ausnahmefall möglich, dass dies für Ermittlungen im Zusammenhang mit konkreten Anhaltspunkten einer Straftat erforderlich wäre, unter Beachtung aller Datenschutzvorschriften.

Für dich als Mieter*in stellt das StwDo in jeder Wohneinheit eine Anschlussdose für den Zugang ins Internet und für den Zugang zu TV-Programmen zur Verfügung, als Bestandteil des Mietvertrags. Um eine funktionierende und betriebssichere Internetverbindung technisch zu gewährleisten, werden die dafür erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere Logdaten aus eingesetzten Switchen, Routern und Authentifizierungs-Servern, dazu gehört auch die IP-Adresse. Zur Störungsbeseitigung und für Support werden die dafür erforderlichen Daten aus der Fehlersuche und Störungsbehebung sowie aus den Supportkontakten verarbeitet. Für den Zugang zu TV-Programmen werden die technisch erforderlichen Daten verarbeitet. Statistische Auswertungen finden nur anonymisiert statt und sind nicht auf einzelne Personen beziehbar.

Außerdem werden die Logdaten gespeichert und ggf. verarbeitet, um gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten zu erfüllen. Wenn es einen begründeten Anfangsverdacht auf eine unrechtmäßige Nutzung des Internetzugangs gibt, insbesondere bei einer Anfrage der Polizei oder bei einem Hinweis eines Urheberrechtsinhabers, werden die vorhandenen Logdaten genutzt, um die Nutzung einem Anschluss und damit einerm Mieterin zuzuordnen. Wenn eine rechtliche Pflicht besteht, geben wir die entsprechenden Auskünfte an berechtigte Stellen weiter.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlagen für unsere Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO. Wenn wir Dienstleister einsetzen oder technische Mittel nutzen oder Daten zur Rechtsverfolgung erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags und aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere Leistungen effizient zu erbringen sowie Rechtsansprüche durchzusetzen oder abzuwehren.

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei Widerruf behalten wir uns vor, Daten auf anderer Rechtsgrundlage weiter zu verarbeiten.

Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres Sozialauftrags.

Im Rahmen eines Mietvertrags musst du die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für das Mietverhältnis erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten können wir keinen Mietvertrag mit dir abschließen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Wenn Angaben in der Bewerbung unvollständig sind, kann kein Mietverhältnis zustande kommen.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Deine Bewerbungsdaten werden ab Antragstellung 12 Monate gespeichert. Danach werden sie automatisch gelöscht, wenn sie nicht vorher aktualisiert wurden.

Kommt ein Mietvertrag zustande, speichern wir deine personenbezogenen Daten für die Dauer des Mietverhältnisses und anschließend für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. In der Regel werden sie 10 Jahre nach Beendigung des Mietvertrages gelöscht. Bei Mietschulden, Rechtsansprüchen oder laufender Rechtsverfolgung können Daten länger gespeichert werden, solange dies erforderlich ist.

Durch Sonderfördermaßnahmen zur Schaffung von Wohnraum kann es vorkommen, dass Daten länger als 10 Jahre gespeichert werden müssen, um nachweisen zu können, dass Wohnplätze nur an Studierende vermietet wurden.

Logdaten deiner Internet- oder TV-Nutzung werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. In der Regel erfolgt die Speicherung für drei Wochen zur Fehleranalyse und Störungsbehebung. Danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wer bekommt deine Daten?

Deine Bewerbung wird vom Bereich Wohnen bearbeitet. Innerhalb des Studierendenwerks haben nur Personen Zugriff, die die Daten für das Verfahren benötigen.

Wenn ein Mietvertrag zustande kommt, werden die Vertragsdaten intern weiterverarbeitet. Zugriff haben nur Personen, die sie für das Mietverhältnis benötigen, insbesondere im Bereich Wohnen, Hausmeisterdienste und Mietbuchhaltung.

Dienstleister werden nur im erforderlichen Umfang eingebunden und sind vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Dazu gehört ein Software-Anbieter für Bewerberverwaltung und Wohnplatzverwaltung. Für das Wohnanlagen-Netz und den Internet- sowie TV-Anschluss nutzen wir die Glasfaser Bochum GmbH & Co. KG unter Einbindung der TMR - Telekommunikation Mittleres Ruhrgebiet GmbH als Provider. Weitere Dienstleister wie Reinigungsfirmen können ebenfalls eingebunden sein, wenn es notwendig ist.

Daten werden an Behörden oder öffentliche Stellen weitergegeben, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn es zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Welche Datenschutzrechte hast du?

Du hast das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, auf Widerruf von Einwilligungen nach Art. 7 DSGVO, auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO und auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Wenn du diese Rechte nutzt, prüfen wir die gesetzlichen Voraussetzungen und informieren dich. Bei Zweifeln können wir einen Identitätsnachweis verlangen.

Du kannst dich jederzeit an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Außerdem hast du ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, zum Beispiel bei der LDI NRW, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen

Du kannst Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen vor dem Widerruf bleiben davon unberührt.

Der Widerruf kann formlos erfolgen. Aus Nachweisgründen bitten wir um eine E-Mail oder einen Brief mit dem Betreff „Widerruf“, deinem Namen und deiner Adresse. Auch nach einem Widerruf kann eine Verarbeitung auf anderer Rechtsgrundlage weiter erfolgen.

Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Du hast jederzeit das Recht, aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e oder f DSGVO basiert.

Der Widerspruch kann formlos erfolgen. Bitte gib deinen Namen und deine Adresse an. Wenn du Widerspruch einlegst, verarbeiten wir deine Daten nicht weiter, außer wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Rechtsverfolgung.

Weitere Informationen

Wenn du weitere Informationen brauchst, wende dich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Es kann zu Verzögerungen bei der Bearbeitung kommen, zum Beispiel durch Urlaub oder Krankheit.

Diese Informationen können jederzeit angepasst werden. Die aktuelle Fassung findest du unter: StwDo.de/datenschutz

Letzter Bearbeitungsstand: 21. April 2021