Mit den folgenden Informationen geben wir einen Überblick über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch unsere Wohnanlagenverwaltung und über deine Datenschutzrechte. Verantwortlicher für die Datenverarbeitungen ist das Studierendenwerk Dortmund, die Kontaktdaten zum Verantwortlichen und den Datenschutzbeauftragten findest du auf der Übersichtsseite www.stwdo.de/datenschutz.

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet das StwDo und zu welchen Zwecken?

Für die Vergabe unserer Wohnplätze setzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren ein. Die von dir in der Online-Bewerbung eingegebenen Daten verwenden wir ausschließlich für die Vergabe unserer Wohnplätze. Eine Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf den Abschluss eines Mietvertrages. Wenn ein Mietvertrag zustande kommt, werden deine Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses verwendet.

Wir erheben und verarbeiten die Daten, die du uns im Zusammenhang mit deiner Bewerbung um einen Wohnplatz, beim Abschluss des Mietvertrages oder im Rahmen des laufenden Mietverhältnisses bzw. bei dessen Beendigung zur Verfügung stellen. Die von uns verarbeiteten Daten werden grundsätzlich direkt bei dir erhoben. Wir verarbeiten deine Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses, sowie zum Zweck statistischer Auswertungen.

Dein Name wird auch dazu verwendet, die jeweilige Klingel, den Briefkasten und das Türschild zu beschriften. Insbesondere bei Mehrpersonenapartments kann es je nach baulichen Gegebenheiten vorkommen, dass es eine gemeinsame Klingel und einen gemeinsamen Briefkasten gibt.

Falls du eine Schlüsselkarte oder einen Zugangscode erhalten hast, werden funktionsbedingt Informationen über die Zuordnung des Schlüssels bzw. Berechtigungscodes gespeichert und es wird die Uhrzeit der Nutzung gespeichert. Diese Daten werden von uns nur zur Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.

Bei der Nutzung von Maschinen oder technischen Geräten in den Wohnanlagen können Betriebsdaten oder Protokolldaten der genutzten Maschinen und Geräte anfallen, die je nach Standort oder Nutzungssituation evtl. einen Personenbezug haben können. Diese Daten werden von uns nur zum Zweck der Betriebssicherheit und Wartung und ggf. zur Aufklärung bei einem Missbrauchsverdacht verarbeitet.

Soweit auf einem unserer Grundstücke oder im Wohngebäude eine oder mehrere Videokameras angebracht sind, sind die videoüberwachten Bereiche gekennzeichnet und es erfolgt eine Information über die Verarbeitung der Videoaufnahmen. Eine heimliche Videoüberwachung ist nur in dem Ausnahmefall möglich, dass dies für Ermittlungen im Zusammenhang mit konkreten Anhaltspunkten einer Straftat erforderlich wäre, unter Beachtung aller Datenschutzvorschriften.

Für dich als Mieter*in stellt das StwDo in jeder Wohneinheit eine Anschlussdose für den Zugang ins Internet und für den Zugang zu TV-Programmen zur Verfügung, als Bestandteil des Mietvertrags. Um eine funktionierende und betriebssichere Internetverbindung technisch zu gewährleisten, werden die dafür erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere Logdaten aus eingesetzten Switchen, Routern und Authentifizierungs-Servern, dazu gehört auch die IP-Adresse. Zur Störungsbeseitigung und für Support werden die dafür erforderlichen Daten aus der Fehlersuche und Störungsbehebung sowie aus den Supportkontakten verarbeitet. Für den Zugang zu TV-Programmen werden die technisch erforderlichen Daten verarbeitet. Statistische Auswertungen finden nur anonymisiert statt und sind nicht auf einzelne Personen beziehbar.

Außerdem werden die Logdaten gespeichert und ggf. verarbeitet, um die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungs- und ggf. Auskunftspflichten zu erfüllen. Wenn es einen begründeten Anfangsverdacht auf eine unrechtmäßige oder den Nutzungsbedingungen nicht entsprechende Nutzung des Internetzugangs gibt, insbesondere bei einer Anfrage der Polizei oder bei einem Hinweis eines Urheberrechtsinhabers, werden die vorhandenen Logdaten verwendet, um die Nutzung einem Anschluss und somit einer*m Mieter*in zuzuordnen. Wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht, geben wir die entsprechenden Auskünfte an berechtigte Stellen weiter.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlagen für unsere Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses in einer unserer Wohnanlagen, zur Durchführung der vorvertraglichen Maßnahmen und zur Erfüllung aller in diesem Zusammenhang bestehenden Rechtspflichten sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO. Wenn wir Dienstleister einsetzen oder technische Mittel nutzen oder Daten zur Rechtsverfolgung erforderlich sind, erfolgt Datenverarbeitung auch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO, § 3 Abs. 1 DSG NRW und § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden und aufgrund des berechtigten Interesses, unsere Leistungen effizient zu erbringen und Rechtsansprüche durchzusetzen oder abzuwehren.

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO die gesetzliche Rechtsgrundlage, und bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO. Ergänzende Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO, § 3 Abs. 1 DSG NRW und § 2 Studierendenwerksgesetz NRW zur Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags für die Studierenden.

Wenn Angaben in der Bewerbung unvollständig sind, kann kein Mietverhältnis zustande kommen. Im Rahmen eines Mietvertrags musst du die personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die für das Mietverhältnis erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Alle anderen Angaben sind freiwillig.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Deine Bewerbungsdaten werden ab Antragstellung 12 Monate gespeichert. Danach werden sie automatisch gelöscht.

Kommt ein Mietvertrag zustande, speichern wir deine personenbezogenen Daten für die Dauer des Mietverhältnisses und anschließend für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. In der Regel werden sie 10 Jahre nach Beendigung des Mietvertrages gelöscht. Bei Mietschulden, Rechtsansprüchen oder laufender Rechtsverfolgung können Daten länger gespeichert werden, solange dies für die Verfolgung unserer rechtlichen Interessen erforderlich ist.

Durch Sonderfördermaßnahmen zur Schaffung von Wohnraum kann es vorkommen, dass Daten länger als 10 Jahre gespeichert werden müssen, um nachweisen zu können, dass Wohnplätze ausschließlich an Studierende vermietet wurden.

Logdaten deiner Internet- oder TV-Nutzung werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. In der Regel erfolgt die Speicherung für drei Wochen zur Fehlersuche und Störungsbehebung. Danach werden sie gelöscht, sofern keine Aufbewahrungs- oder Auskunftspflichten bestehen.

Wer bekommt deine Daten?

Deine Bewerbung wird vom Bereich Wohnen bearbeitet. Innerhalb des Studierendenwerks haben nur Personen Zugriff, die die Daten für das Verfahren benötigen.

Wenn ein Mietvertrag zustande kommt, werden die Vertragsdaten intern weiterverarbeitet. Zugriff haben nur Personen, die sie für das Mietverhältnis benötigen, insbesondere im Bereich Wohnen, Hausmeisterdienste und Mietbuchhaltung.

Dienstleister werden nur im erforderlichen Umfang eingebunden und sind vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Für das Online-Bewerbungsformular und die Durchführung des Wohnungsbewerbungs‑ und Vermietungsprozesses verwenden wir die Software‑Lösung „Wohnungshelden“, wobei mit dem Anbieter wohnungshelden GmbH, Beethovenplatz 4, 80336 München ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO zur Einhaltung des Datenschutzes abgeschlossen wurde. Die technische Bereitstellung des Online-Bewerbungsformulars erfolgt durch die wohnungshelden GmbH über eine zertifizierte Cloud‑Infrastruktur innerhalb der EU. Eine eigenständige Nutzung der eingegebenen Daten durch den Dienstleister ist ausgeschlossen und findet nicht statt.

Für das Wohnanlagen-Netz und den Internet- sowie TV-Anschluss nutzen wir die Glasfaser Bochum GmbH & Co. KG unter Einbindung der TMR - Telekommunikation Mittleres Ruhrgebiet GmbH als Provider. Weitere Dienstleister wie Reinigungsfirmen können ebenfalls eingebunden sein, wenn es notwendig ist.

Daten werden an Behörden oder öffentliche Stellen weitergegeben, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn es zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Welche Datenschutzrechte hast du?

Im gesetzlich festgelegten Rahmen hast du das Recht auf Auskunft über die von uns zu deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO. Du hast das Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO, auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO, auf Widerruf von Einwilligungen gemäß Art. 7 DSGVO, auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO und auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO. Bei diesen Rechten gelten ggf. die Einschränkungen gemäß §§ 11 bis 14 und § 19 DSG NRW.

Wenn du diese Rechte nutzt, prüfen wir die gesetzlichen Voraussetzungen und informieren dich. Bei Zweifeln können wir einen Identitätsnachweis verlangen.

Du kannst Dich jederzeit an uns und an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n wenden. Außerdem hast du ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, zum Beispiel bei der LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.

Widerruf von Einwilligungen

Du kannst Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen vor dem Widerruf bleiben davon unberührt.

Der Widerruf kann formlos erfolgen. Aus Nachweisgründen bitten wir um eine E-Mail oder einen Brief mit dem Betreff „Widerruf“, deinem Namen und deiner Adresse.

Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Du hast jederzeit das Recht, aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e oder f DSGVO basiert. Der Widerspruch kann formlos erfolgen. Bitte gib deinen Namen und deine Adresse an. Wenn du Widerspruch einlegst, verarbeiten wir deine Daten nicht weiter, außer wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Weitere Informationen

Wenn du weitere Informationen brauchst, wende dich bitte an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n. Es kann zu Verzögerungen bei der Bearbeitung kommen, zum Beispiel durch Urlaub oder Krankheit.

Diese Informationen können jederzeit angepasst werden. Die aktuelle Fassung findest du unter: StwDo.de/datenschutz

Stand: Juni 2026