Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
Datenschutzbeauftragte
Sabine Link 0231 20649-106 E-Mail schreiben

Für die Datenverarbeitung verantwortlich ist:

Studierendenwerk Dortmund AöR
Vogelpothsweg 85
44227 Dortmund
Telefon: 0231 - 755-3500
E-Mail:  info(at)stwdo.de

Datenschutz- und Nutzungsbedingungen bei Zoom-Meetings

  • Wenn Sie zu einem Zoom-Meeting eingeladen wurden, mit dem Logo des Studierendenwerks Dortmund AöR (StwDo) als Absenderangabe, gelten diese Datenschutz- und Nutzungsbedingungen. Die Festlegungen gelten für die Teilnahme per Video (Videokonferenz), sinngemäß gilt dasselbe bei einer Konferenzteilnahme per Telefon (nur Audio). Sie dürfen nur teilnehmen, wenn Sie zuvor Ihr Einverständnis mit den Datenschutz- und Nutzungsbedingungen erklären.
     
  • Falls in dem Zoom-Meeting eine Beratung erfolgt, weisen wir darauf hin, dass die Beschäftigten des StwDo während eines Zoom-Meetings keine rechtsverbindlichen Auskünfte erteilen und grundsätzlich keine rechtsverbindlichen Datenerhebungen durchführen.
     
  • Falls Sie im Anschluss an die Beratung beispielsweise einen Antrag auf Studienfinanzierung stellen möchten, ist es erforderlich, die Antragsunterlagen unterschrieben per Post an das StwDo zu senden, oder Sie können auf der behördlichen Website www.bafoeg-digital.de einen Online-Antrag stellen. Erläuterungen, welche Informationen in einzelnen Antragsfeldern grundsätzlich einzutragen sind, sind auch in Zoom-Meetings möglich. Falls ein BAföG-Antrag gestellt wurde, erfolgen individuelle Auskünfte und Beratungen nur noch durch die zuständigen Beschäftigten unseres Amts für Ausbildungsförderung, die Kontaktdaten werden Ihnen bei der Antragsbearbeitung mitgeteilt, aus Datenschutzgründen ist eine individuelle Beratung per Zoom-Meeting nicht möglich. 
     
  • Es wird die Software „Zoom“ verwendet. Wenn Sie auf den Einladungs-Hyperlink klicken, können Sie per Browser teilnehmen, oder Sie können die Konferenzteilnahme-Software von Zoom auf Ihren Computer downloaden. Falls Sie eine schon installierte Version von Zoom („Desk Top Client“) nutzen, achten Sie bitte darauf, diese regelmäßig zu aktualisieren, hierzu gibt Zoom Hinweise: https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362233-Aktualisierung-auf-neueste-Version-aktualisieren, Sie können den Downloadlink von Zoom nutzen https://zoom.us/download2 In der jeweils aktuellsten Version sind Sicherheitsschwächen der Vorgängerversionen beseitigt. 
     
  • Zur Durchführung der Videokonferenz werden von Zoom personenbezogene Daten der Teilnehmenden verarbeitet. Zoom verarbeitet Ihre Daten insbesondere in den USA, für das Datenschutzniveau in den USA gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Insbesondere werden die Daten verarbeitet, die technisch erforderlich sind, um die Bild- und Tonübertragung der Videokonferenz durchzuführen. Dazu zählen auch die Anmeldedaten der Teilnehmenden. Sie haben die Möglichkeit, einen Phantasienamen anzugeben, wenn Sie sich anmelden. Möglicherweise wird der Ablauf der Videokonferenz von Zoom statistisch ausgewertet. Informationen zu den rechtlichen Bestimmungen und zum Datenschutz von Zoom gibt es hier: https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-legal.html 
     
  • Die Videokonferenz findet unter Nutzung des für das StwDo lizensierten und durch das StwDo administrierten Zoom-Kontos statt. Verantwortlicher dieser Datenverarbeitung ist das StwDo, Studierendenwerk Dortmund AöR, Vogelpothsweg 85, 44227 Dortmund, Telefon: 0231-20649-0, E-Mail: info(at)stwdo.de. Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte per Post unter derselben Adresse, zu Händen der Datenschutzbeauftragten, oder per E-Mail: datenschutz(at)stwdo.de. Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung der Videokonferenz.
     
  • Da die Vertraulichkeit der Videokonferenz nicht so gut kontrolliert und gewährleistet werden kann wie bei einem persönlichen Zusammentreffen, und weil bei der Datenübertragung per Internet immer das Risiko einer Kenntnisnahme durch Unbefugte besteht, erfolgt hier der Hinweis, das Zoom-Meeting bitte nicht zur Besprechung besonders geheimhaltungsbedürftiger Informationen zu nutzen. Alle Teilnehmenden des Zoom-Meetings sind selbst dafür verantwortlich, dass Sie in der Videokonferenz keine besonders geheimhaltungsbedürftigen Informationen und keine besonders sensiblen Daten übermitteln.
     
  • Wenn Sie die Teilnahme an unserer Videokonferenz starten, verpflichten Sie sich, dass Sie oder mit Ihnen im selben Raum anwesende andere Personen keinerlei Bild- oder Tonaufzeichnungen der Videokonferenz vornehmen, es sei denn, alle Teilnehmenden der Videokonferenz sind darüber informiert und haben ausdrücklich, nachweislich und freiwillig zugestimmt.
     
  • Sie gelangen zunächst in einen Wartebereich und werden von der Person, die zu dem Zoom-Meeting eingeladen hat („Host“), zur Teilnahme freigeschaltet. Die Funktion als „Host“ kann auch auf eine andere teilnehmende Personen übertragen werden, ggf. sind mehrere Personen „Host“.
     
  • In Besprechungen/Konferenzen mit mehreren Personen gibt es mehrere Teilnehmende, die gegenseitig hören, was die anderen Teilnehmenden sagen (sofern die Teilnehmenden nicht stumm geschaltet sind) und sich gegenseitig sehen können (sofern die jeweilige Kamera freigeschaltet ist). Die Anzahl der Teilnehmenden und deren Anmeldenamen werden allen Teilnehmenden angezeigt.
     
  • Durch Ausschalten Ihrer Kamera können Sie die Videoübertragung von Daten Ihrer Person jederzeit unterbinden, die Tonübertragung können Sie durch Stummschaltung unterbinden. Um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beenden, können Sie die Videokonferenz jederzeit verlassen.
     
  • Von uns werden genauso wie bei einem persönlichen Treffen die Namen und Anmeldedaten der Teilnehmenden notiert und verarbeitet und gegebenenfalls Stichworte zum Ablauf und Inhalt des Zoom-Meetings, ggf wird ein Protokoll geschrieben. Falls die Chatfunktion freigegeben ist und genutzt wird, werden die Chat-Texte zur Bearbeitung der besprochenen Thematik verarbeitet. Ggf. werden – insbesondere bei Nutzung der Funktion „Bildschirm teilen“ - Dokumente gemeinsam bearbeitet, genau wie sonst bei einem Anwesenheits-Termin.
     
  • Durch das StwDo erfolgt keine Bild- oder Tonaufzeichnung der Videokonferenz.
     
  • Falls ausnahmsweise eine Aufzeichnung durch das StwDo stattfinden soll, erfolgt eine Information an alle Teilnehmenden, zu welchen Zwecken die Aufzeichnung erfolgen soll und warum sie zur effizienten Aufgabenerfüllung des StwDo erforderlich ist. Vor dem Starten der Aufzeichnung wird abgefragt, ob alle Teilnehmende dieser Aufzeichnung ausdrücklich und freiwillig zustimmen. Zu Beginn der Aufzeichnung wird diese Einwilligung aller Teilnehmenden ausdrücklich angesprochen und mit aufgezeichnet. Während der Aufzeichnung kann jede*r Teilnehmende die Zustimmung jederzeit widerrufen, dann wird die Aufzeichnung beendet. Vorhandene Aufzeichnungen werden so verwendet und so lange gespeichert, wie es für den vor der Aufzeichnung mitgeteilten Zweck erforderlich ist.
     
  • Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitungen ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Weitere Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, denn die Durchführung von Videokonferenzen ist erforderlich, um die Aufgaben des StwDo effizient zu erfüllen, wobei nicht nur der Anreise-Aufwand eines persönlichen Treffens vermieden wird, sondern durch die Kontaktvermeidung auch möglichen Krankheits-Ansteckungsgefahren vorgebeugt wird.
     
  • Sie haben das Recht auf Auskunft über die vom StwDo zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO, auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO, auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO, auf Widerruf von Einwilligungen gemäß Art. 7 DSGVO und auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO. Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, beispielsweise bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit LDI NRW, Kavalleriestr. 2 – 4, 40213 Düsseldorf.
     
  • Bei weiteren Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an die Datenschutzbeauftragte oder an die Ihnen bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner des StwDo wenden.

Stand: November 2020